Archive for agosto \29\UTC 2009

Profissional do Futuro

O mundo corporativo enfrenta um ritmo cada vez mais intenso de mudanças – isso já não é novidade para ninguém e, todos nós, de uma forma ou de outra, já fomos protagonistas ou coadjuvantes deste momento.

Agora, como estar preparado para não ser “atropelado” por este ritmo frenético é que fará a diferença para o profissional do futuro (ou seria do presente?). Atualmente, os tempos verbais perderam a importância. Presente confunde-se com o futuro e, se queremos nos manter no mercado, temos que vivenciar também o amanhã. Estudos mostram que a quantidade de novas tecnologias tem dobrado a cada dois anos. Isso significa trabalhar planejando, organizando e traçando o futuro da sua carreira.

via Career Center.

Karin Parodi em seu artigo”Futuro: como serão os profissionais?”, traça um cenário onde: leitura de contexto e tendências, priorizar os desafios, saber gerir mudanças, ter flexibilidade para enfrentar novos desafios e trabalhar em equipe serão competências bem valorizadas.

Colaborar para Inovar

Colaboração é a chave para inovação e melhorias nos negócios.

Colaboração é a chave para inovação e melhorias nos negócios.

Tim Cummins, CEO da IACCM, publicou em seu blog Commitment Matters sobre o whitepaper lançado este mês pela Logica em parceria com a London School of Economics. “Step Change – Collaborating to Innovate” é o título do estudo conduzido pelo professor Leslie Willcocks e Andrew S. Craig. Os pesquisadores chegaram a uma conclusão que se mostra alinhada com as últimas pesquisas da IACCM. Eles concluiram que há um chamado para a mudança na forma de conduzir os contratos de outsourcing (terceirização).

Os pesquisadores identificaram uma curva de aprendizagem que passa pelas seguintes fases:

  1. Administração dos Contratos ou negatividade
  2. Gerenciamento dos Contratos
  3. Gerenciamento de Fornecedores
  4. Inovação Colaborativa

Para eles “novas formas de contratação são necessárias para a inovação colaborativa ter sucesso”. Em seu ponto de vista os contratos de parceiria de risco e risco-recompensa são as maneiras que mais incentivam a inovação, colaboração e de alto desempenho para atingir objetivos comuns.

Por fim os pesquisadores vêem oito lições chave para estes novos tempos:

  • A inovação é ainda mais importante em períodos de recessão econômica. Inovações podem ser mudanças nas operações de TI, processos de negócios, em produtos e serviços oferecidos, no modelo de negócios ou  como a empresa compete. Sobreviver e prosperar durante uma recessão exige uma mudança sustentável. Um foco na redução de custos por si só, ou mesmo a relação custo-benefício, resolve problemas de curto prazo, em detrimento da construção do futuro negócio.
  • Inovação com o uso de mercado de serviços externos é cada vez mais uma realidade. Clientes e fornecedores estão amadurecendo a sua capacidade de ir além das tradicionais relações de terceirização e construir o regime de colaboração necessárias para inovar. Isto significa que os clientes podem mudar de administração de contratos e gestão de outsourcing para uma nova fase de liderança colaborativa. Eles também podem desenvolver uma nova agenda de performance.
  • Inovação em grande escala, com impacto a longo prazo, requer a colaboração profunda com clientes e entre os seus fornecedores externos. Sem isso, inovação e o conseqüente desempenho elevado, não pode ser atingido.
  • Colaborar para inovar exige uma mudança radical nos objetivos perseguidos, nas relações com os fornecedores, e como o trabalho e a inovação é conduzida. Nosso estudo sugere distintas práticas profissionais eficazes para o sucesso. Estas práticas podem ser classificadas em um framework de quatro pontas: Liderança, Contratação, Organização e Comportamento.
  • A Liderança dá a forma no contexto de colaboração, inovação e alto desempenho e é um recurso-chave. A liderança lida com os desafios de adaptação e deve ser exercida em todos os níveis, em cada uma das partes colaboradoras. Liderança também muda a abordagem ao risco a fim de compartilhar, baixar o risco e gerir oportunidades.
  • Novas formas de contratação são necessárias para a inovação colaborativa ter sucesso. Contratos de parceria de risco e risco-recompensa são maneiras que incentivam a inovação, colaboração e o alto desempenho para atingir objetivos comuns.
  • Organizar-se para a inovação requer estruturas de governança co-gerenciadas e um maior trabalho em equipe multi-funcional entre as organizações e pessoas responsáveis pela obtenção de resultados. O trabalho em equipe exige agora a capacidade de colaborar na organização de um cliente, entre clientes e fornecedores e entre fornecedores em ambientes multi-fornecedores.
  • Liderança, contratação e organização são fatores que incentivam o Comportamento e permitem a empresa coletar uma entrega de desempenho de negócios superior. Inovação Colaborativa é mais efetiva quando ela gera profissionais de alto nível, é baseda competências e motivação de confiança entre as partes. A alta confiança é um componente chave e dá forma a colaboração, abertura, aprendizagem, adaptação, flexibilidade e  comportamentos interdependentes necessários.

E a sua empresa, está pronta para esse novo paradigma ou deixará ser passada para trás?

Reunião Pós-Assinatura de Contrato

meetingHá sempre uma grande expectativa quanto a celebração de novos contratos. Ansiedade por parte do time de vendas, pressão nas métricas financeiras e diversos outros fatores inerentes a este momento. Após a assinatura o pessoal comemora, mas não podemos esquecer que vem trabalho pela frente.

Para fazer um bom gerenciamento do ciclo de vida do contrato (CLM) vejo como essêncial a realização de uma “Reunião Pós-Assinatura de Contrato”. Nesta reunião participam todos aqueles que estiveram envolvidos no desenvolvimento do contrato: Executivo, Departamento Jurídico, Gestor de Riscos, Vendas, Área Técnica e quem mais for necessário.

Durante a reunião o contrato todo deve ser analisado profundamente para que dele se tire as informações relevantes a sua execução, tais quais:

  • Riscos
  • Problemas
  • Ações
  • Entregáveis (Deliverables)

É importante que durante a reunião, cada um dos ítens, dos tópicos acima identificados, tenham um responsável (owner) designado e um prazo para que as ações sejam tomadas. Desta forma é possível garantir que nenhum aspecto foi deixado de lado, e que, a equipe que for cuidar da execução do contrato está a par de suas obrigações.

Este é o ponta-pé inicial para uma boa gestão contratual, após isso, definir o uso de uma metodologia para gerir cada um desses aspectos deve garantir uma operação com riscos minimizados para a empresa.

Armazenar as minutas e os produtos do trabalho desta reunião (logs de riscos, problemas, etc) é essencial para a gestão do conhecimento. Manter os logs atualizados, além de garantir um bom controle sobre a execução, permitirá a empresa ter uma visão clara do que acontece em cada contrato seu, auxiliando assim em seu processo de tomada de decisões.

A prática da “Reunião Pós-Assinatura de Contrato” não gera grandes custos para as empresas que a emprega, afinal trata-se apenas das horas de seus próprios funcionários, e seus benefícios são bastante compensadores.

Há sempre uma grande expectativa quanto a celebração de novos contratos. Ansiedade por parte do time de vendas, pressão nas métricas financeiras e diversos outros fatores inerentes a este momento. Após a assinatura o pessoal comemora, mas não podemos esquecer que vem trabalho pela frente.

Para fazer um bom gerenciamento do ciclo de vida do contrato (CLM) vejo como essêncial a realização de uma “Reunião Pós-Assinatura de Contrato”. Nesta reunião participam todos aqueles que estiveram envolvidos no desenvolvimento do contrato: Executivo, Departamento Jurídico, Gestor de Riscos, Vendas, Área Técnica e quem mais for necessário.

Durante a reunião o contrato todo deve ser analisado profundamente para que dele se tire as informações relevantes a sua execução, tais quais:

  • Riscos
  • Problemas
  • Ações
  • Entregáveis (Deliverables)

É importante que durante a reunião, cada um dos ítens, dos tópicos acima identificados, tenham um responsável (owner) designado e um prazo para que as ações sejam tomadas. Desta forma é possível garantir que nenhum aspecto foi deixado de lado, e que, a equipe que for cuidar da execução do contrato está a par de suas obrigações.

Este é o ponta-pé inicial para uma boa gestão contratual, após isso, definir o uso de uma metodologia para gerir cada um desses aspectos deve garantir uma operação com riscos minimizados para a empresa.

Armazenar as minutas e os produtos do trabalho desta reunião (logs de riscos, problemas, etc) é essencial para a gestão do conhecimento. Manter os logs atualizados, além de garantir um bom controle sobre a execução, permitirá a empresa ter uma visão clara do que acontece em cada contrato seu, auxiliando assim em seu processo de tomada de decisões.

A prática da “Reunião Pós-Assinatura de Contrato” não gera grandes custos para as empresas que a emprega, afinal trata-se apenas das horas de seus próprios funcionários, e seus benefícios são bastante compensadores.

Gestão do Conhecimento 2.0

Primeiramente, vamos às definições: Comunidade, do latim communitate, segundo o dicionário da língua portuguesa Michaelis, significa sociologicamente: “agremiação de indivíduos que vivem em comum ou têm os mesmos interesses e ideais políticos, religiosos etc.”; já virtual, do latim virtuale, significa “que não existe como realidade, mas sim como potência ou faculdade.” Assim, podemos inferir que Comunidade Virtual é um grupo de indivíduos que se reúnem, debatem e trocam idéias, experiências e conhecimento, sem, necessariamente, precisarem se conhecer pessoalmente; portanto, não dependendo de um local físico comum para confabularem.

Um grande exemplo de Comunidade Virtual na atualidade é o Orkut, que se caracteriza como ambiente de relacionamentos pessoais remotos, em que pessoas do mundo todo podem participar, uma vez que sejam convidadas por outras pessoas, maximizando assim 2 conceitos-chave: clube e rede de relacionamentos por interesse/afinidade/confiança. Dentro do Orkut e similares como o Linked-in – voltado ao netoworking profissional, as pessoas podem se relacionar com quaisquer outras pessoas que compartilhem dos mesmos gostos, crenças, interesses e/ou desejos.

Por sua vez, Gestão de Conhecimento, de acordo com o Michaelis, pode ser definida assim: Gestão, do latim gestione, é significa “administração, direção”; já Conhecimento deriva da palavra conhecer, proveniente do latim cognoscere, que significa “ter ou chegar a ter conhecimento, idéia, noção ou informação de”. Desta forma, Gestão do Conhecimento pode ser enxergada como um meio ou processo de se gerenciar (captar, transformar, armazenar e disseminar) idéias, noções, conceitos, práticas e informações sobre determinado(s) assunto(s), sejam elas explícitas (concretas, demonstradas, formatadas, etc) ou tácitas (fruto da experiência pessoal).

Via 4Good.

O texto trata de comunidades virtuais e seu emprego na gestão do conhecimento. Uma abordagem muito interessante, similar a de Henry Jenkins em seu fantástico livro “Cultura da Convergência”, cujo o download do primeiro capítulo você pode fazer clicando aqui.

V Congresso Brasileiro de Licitações, Contratos e Compras Governamentais será em Salvador

Considerado um dos principais eventos do país, o V CONGRESSO BRASILEIRO DE LICITAÇÕES, CONTRATOS E COMPRAS GOVERNAMENTAIS reunirá, em três dias de exposições e debates, nos dias 19, 20 e 21 de agosto de 2009, na cidade de Salvador, Bahia, renomados agentes públicos e alguns dos mais destacados especialistas brasileiros no tema de licitações, contratos administrativo e controle das contas públicas.

O evento promoverá um amplo debate sobre temas de interesse prático e teórico, mediante a exposição de vinte e três especialistas, especialmente selecionados pelo Instituto Brasileiro de Direito Público.

Estão confirmadas as presenças dos seguintes conferencistas, por ordem de apresentação: MARÇAL JUSTEN FILHO (PR), ALICE GONZALEZ BORGES (BA), ADILSON ABREU DALLARI (SP), ANGÉLICA GUIMARÃES (BA), LUCIANO FERRAZ (MG), GUSTAVO BINENBOJM (RJ), CLÁUDIO CAIRO GONÇALVES (BA), MARCOS JURUENA VILLELA SOUTO (RJ), VERA MONTEIRO (SP), JOSÉ DOS SANTOS CARVALHO FILHO (RJ), LETÍCIA QUEIROZ DE ANDRADE (SP), RITA TOURINHO (BA), KALINE DAVI (BA), ADRIANO GALLO (BA), FLÁVIO AMARAL GARCIA (RJ), ROGÉRIO SANTANNA DOS SANTOS (DF), JESSÉ TORRES PEREIRA JÚNIOR (RJ), CONSELHEIRO PEDRO LINO (BA), JOSÉ FRANCISCO DE CARVALHO NETO (BA), EDGAR GUIMARÃES (PR), EDITE HUPSEL (BA), MINISTRO JORGE HAGE SOBRINHO (DF) e MINISTRA CÉRMEN LÚCIA ANTUNES ROCHA (MG).

O evento ainda oferecerá, como atividade complementar e opcional, duas oficinas: ESTRUTURAÇÃO DO SETOR DE LICITAÇÕES NOS ÓRGÃOS PÚBLICOS e TERCEIRIZAÇÃO NO SETOR PÚBLICO. As oficinas terão lugar no dia 22 de agosto, sábado, entre as 9- 18 horas, com inscrição específica e almoço incluso (sábado).

Os interessados podem obter maiores informações: telefones (71) 2101-5246 , 0800-7075246, fax (71) 2101-5247, e-mail: latosensu@latosensu.com.br ou na página http://www.direitodoestado.com.br/lc

A julgar pelo calibre dos palestrantes e o programa do congresso, está ai um evento promissor. Se alguém passar por lá poste a opinião ai nos comentários.

Como você organiza seus arquivos?

Eu ainda era estagiário na época, a empresa recebeu um Auto de Infração da Receita Federal e precisava se defender. Para que a defesa fosse consistente e nossas chances de sucesso ampliadas houve a necessidade de recorrer ao temido “arquivo morto”, era lá que estavam as DARFs que comprovariam o recolhimento feito pela empresa.

Lembro-me de ter ficado muito feliz ao descobrir que a empresa que nos prestava serviços de arquivagem possuia um sistema on-line para a busca das caixas. Mas, como felicidade de estagiário dura pouco, as caixas estavam identificadas apenas com as seguintes informações:  “Fiscal 1998”, “Controladoria 1Q99” e por ai vai.

Para encontrar as DARFs foi necessário solicitar mais de 30 caixas de arquivo e vasculhar cada uma delas atrás dos documentos. O trabalho, embora exitoso em seu propósito, durou 2 semanas, custou mais do que deveria (horas de trabalho e custo do frete das caixas) e durante meio mês tornou impossível a entrada de outras pessoas no espaço do departamento devido ao volume das caixas. Foi a duras penas que aprendi a necessidade de manter uma boa arquivologia.

Saindo do mundo físico das caixas e papéis, voltemos nossos olhos para os arquivos no nosso computador. A comparação é inevitável. Quantos de nós já não vimos áreas de trabalho repletas de arquivos lá deixados? Ou ainda um diretório com o nome do usuário do computador e milhares de arquivos lá dentro?

Embora o computador tenha facilidades como sistemas de busca de arquivo, organizadores e tudo mais, nomear e organizar os arquivos de forma eficiente pode ajudar e muito na hora de buscar alguma informação.

Aqui vão 13 dicas listadas pelo departamento de Gerenciamento de Arquivos (Record Management Section) da Universidade de Edimburgo na Escócia:

  1. Mantenha os nomes curtos, mas com significado.
  2. Evite repetições e redundâncias desnecessárias nos nomes de arquivos e seus diretórios.
  3. Use letras maiúsculas para delimitar palavras. Não use espaços, pontos ou traços.
  4. Quando incluir algum número no nome do arquivo sempre use dois dígitos, a não ser que se trate de um número naturalmente com mais de dois dígitos como um ano por exemplo.
  5. Se for usar alguma data no nome do arquivo, sempre utilize a data de trás para frente, com quatro algarismos no ano, dois no mês e dois no dia: AAAAMMDD, AAAAMM ou AAAA-AAAA.
  6. Quando for usar um nome pessoal no nome do arquivo, coloque primeiro o Sobrenome, seguido pelas iniciais.
  7. Evite usar palavras comuns como “projeto”, “carta”, “contrato” e outras no início do nome do arquivo. A não ser que fazendo isso facilite encontrar o arquivo futruramente.
  8. Ordene os elementos no nome do arquivo de forma a facilitar sua localização no futuro.
  9. Os nomes de arquivos relativos aos eventos recorrentes devem incluir a data e uma descrição do evento, salvo se a inclusão de qualquer de qualquer um desses elementos tornar-se incompatível com a regra 2.
  10. Os nomes de arquivos de correspondência devem incluir o nome do correspondente, uma indicação do assunto, a data da correspondência e se é correspondência recebida ou enviada, salvo se a inclusão de qualquer destes elementos seria incompatível com a regra 2.
  11. O nome dos arquivos de anexos de e-mail devem incluir o nome do correspondente, uma indicação do assunto, a data da correspondência, ‘attch’, e uma indicação do número de anexos enviados no e-mail, exceto quando a inclusão de qualquer um destes elementos seria incompatível com a regra 2.
  12. O número de versão de um arquivo deve ser indicado no seu nome pela inclusão de ‘V’, seguido do número da versão e, se for caso disso, anotação de “Rascunho” (Draft).
  13. Evite utilizar caracteres não-alfanuméricos em nomes de arquivos.

Hoje vemos no mercado muitos softwares com soluções para este problema, entretanto a atuação humana é parte essêncial para que tudo funcione como planejado. Lembrem-se cuidar bem de seus documentos é facilitar suas tarefas futuras.

Você tem mais alguma sugestão de como organizar os arquivos? Deixe nos comentários.

Fontes:

jiscinfonet.ac.uk
nationalarchives.gov.uk
en.wikipedia.org/wiki/Naming_convention
recordsmanagement.ed.ac.uk
meiobit.com

Certificação Digital e a Assinatura dos Contratos

Freqüentemente me deparo com uma questão sobre o ambiente digital que está sendo erguido ao nosso redor: Porque as empresas ainda não conseguem tornar digitais as etapas de assinatura de todos os seus contratos?

via Document Management – Gestão de Contratos.

É com esta indagação que Walter Freitas inicia seu artigo. Traçando um cenário atual da certificações digitais no Brasil. Walter elenca os pontos que, segundo ele, acabam influenciando na adoção desta ferramenta.