Bons contratos começam com boas RFPs

Acerte no alvo contratando o parceiro certo.

Acerte no alvo contratando o parceiro certo.

De acordo com o conceito de gestão de ciclos de vida do contrato, CLM – Contract Lifecycle Management, todas as fases deste instrumento merecem atenção especial. Na fase pré contratual, iniciada quando surge a necessidade de contratar, um dos focos é eliminar grande parte dos riscos escolhendo o parceiro certo. Neste momento muitas empresas optam por elaborar uma RFP, Request For Proposal, para servir como documento que inicia o processo de seleção do fornecedor.

A RFP é um convite aos fornecedores para, através de um processo de concorrência, apresentar uma proposta sobre uma determinada mercadoria ou serviço. Um processo de RFP dá estrutura para a tomada de decisão de contratar ou não (GO, NO GO). Esta estrutura permite identificar de maneira clara os riscos e benefícios de cada fornecedor, facilitando que se encontre a solução mais adequada para a empresa. A RFP tem ainda como irmãs a RFQ e RFI. Sendo RFQ sigla para Request for Quotation, usada para quando já se sabe as especificações do produto que deseja comprar. RFI, por sua vez, significa Request for Information e é usada quando deseja-se saber quais são os serviços que o fornecedor pode oferecer.

Entratanto, não é nada raro que se encontre RFPs mal sucedidas. Uma RFP mal elaborada pode levar a uma decisão equivocada e prejudicar a empresa. Levando em conta a previsão de aumento no número de contratações, devido a pressão por regulamentação advinda da crise econômica, Kit Burden do DLA Piper, resolveu dar 10 dicas preciosas para acertar a mão nas RFPs. Aqui vão elas:

#01. Não mande a RFP para muitos fornecedores

O processo de RFP toma tempo, quanto mais fornecedores envolvidos mais tempo será gasto. Por isso antes de enviar a RFP, procure encurtar a lista dos concorrentes. Um Balanced Score Card de seus fornecedores pode ser bem útil nessas horas. Filtrando seus fornecedores você fica apenas com aqueles que tem maior probabilidade de lhe fornecer uma solução adequada. Este fato lhe garante respostas mais adequadas e relevantes, o que as tornaram úteis na hora da revisão das propostas.

#02. Faça perguntas que permita ao fornecedor diferenciar-se

Ao invés de apenas confirmar aquilo que você sabe, ou suspeita, sobre seus fornecedores, abra espaço para Inovação Colaborativa. Perguntar o quão bom o fornecedor se percebe, não é tão útil como perguntar por seus cases similares que ocorreram no passado. Limitar demais a forma da solução pode afastar alguma inovação. Permita que o fornecedor faça parte da solução demonstrando o quanto de valor ele pode agregar a você.

#03. Tenha suas próprias referências e estudos de caso

Confiar apenas naquilo que o fornecedor fornecedor lhe mostrar pode não ser o melhor caminho. O fornecedor sempre mostrará seus casos de maior sucesso, além disso lhe dará como referência apenas aquelas que se encaixem na solução proposta por eles. Ter suas próprias referências e estudos de caso diretamente comparáveis ao seu, pode lhe garantir uma visão mais diversificada sobre a solução.

#04. Seja claro nos seus objetivos

Se você quer reduzir custos, melhorar os serviços, flexibilidade ou prazo, seja claro na sua RFP. Somente desta forma seus fornecedores poderão saber o que você realmente deseja e oferecer algo dentro de suas expectativas. Querer receber tudo isto ao mesmo tempo, pode tornar o processo lento demais, pois serão mais pontos para serem acordados entre as partes. Tenha foco em seu objetivo principal e ganhe tempo nesta fase.

#05. Tenha as regras do processo de contratação na RFP

Prazo e forma de apresentação das propostas, formas de contato, documentos que devem ser apresentados e como dar-se-á a contratação, são algumas das coisas que devem ser esclarecidas. Desta forma evita-se que ocorram eventos indesejáveis no curso da RFP. Como por exemplo, aquele fornecedor que se vale de algum contato antigo na empresa para pressionar a contratação. Ou ainda uma empresa com pendências legais que possa prejudicar o negócio.

#06. Inclua uma minuta de contrato ou o conjunto de principais regras que deverão ser discutidas

Além disso deve exigir-se que cada fornecedor de uma resposta detalhada para este ítem. Isto é importante pois irá documentar passo-a-passo a evolução das intenções das partes ao contratar. Dessa forma o contrato chega para a assinatura com maior maturidade. De qualquer forma tome cuidado com respostas no sentido de que algo é “acordado de princípio”, ou que uma disposição “terá de ser discutida no devido tempo”. Estas são frases feitas para esconder o fato de que há uma ressalva importante, ou então, uma rejeição da posição.

#07. Monte uma boa equipe para conduzir a RFP

Jurídico, Compras, Financeiro, RH, Áreas técnicas, reuna os envolvidos necessários e tenha certeza que eles tem tempo para dedicar-se a esta tarefa. Para grandes contratações é necessário saber que muitas vezes este trabalho tomará muito tempo e não será possível concilia-lo com o trabalho do dia-a-dia.

#08. Seja claro na forma que as respostas serão classificadas

Capacidade de operação, preço, expertise do fornecedor e muitos outros quesitos podem ser levados em conta na classificação das respostas. Seja claro e comunique isso aos fornecedores. Assim como na dica #04, há pouco benefício em manter isto como segredo, a partilha dessa informação significa que as propostas que você receberá incidirão sobre os temas de interesse primordial.

#09. Identifique todos os principais stakeholders internos

Garanta que eles sejam devidamente envolvidos no processo de RFP. Eles precisam estar a par de como as negociações estão indo e porque em determinados pontos estes agentes são considerados de importância. Eles devem ser comunicados em termos de negócios, ou técnicos, em oposição ao tradicional “juridiquês”.

#10. Antecipe perguntas que possivelmente seus fornecedores fariam

Dê informações com antecedência. Due diligence é um processo essencial e qualquer fornecedor que se preze vai querer ter uma compreensão clara do que está sendo solicitado a assumir. Se as informações fornecidas são insuficientes, pode-se esperar que os fornecedores lhe buscarão para discutir a inclusão de pressupostos contratuais, pendências relativas a áreas de incerteza. Antecipe as informações e ganhará tempo, além de possibilitar que o fornecedor lhe entenda melhor.

Conclusão

Por fim, lembrem-se, a RFP tem por objetivos:

  • Obter informações corretas para permitir robustez nas decisões empresariais
  • Decidir corretamente encaixando-se na estratégia para contratações da empresa
  • Alavancagem de poder de compra da companhia por obter um acordo favorável
  • Permitir uma gama mais ampla e criativa de soluções a serem consideradas

Seguindo as dicas apresentadas, você informa aos fornecedores o que sua empresa está procurando contratar e incentiva-os a fazer o seu melhor esforço. Além disso esta avaliação estruturada de seleção demonstra imparcialidade em melhor obediência aos principios da ética empresarial. Deve-se pesar o tempo que a RFP leva para ser conduzida com os benefícios que ela trás. Quando bem executadas o resultado é compensador.

Fonte:
ssonetwork.com
Anúncios

14 responses to this post.

  1. Posted by cflrodrigues on outubro 18, 2009 at 5:59 pm

    Lucas,
    Com certeza uma RFP mal redigida traz grandes problemas no processo de contratação. Especialmente em licitações. Conheço um caso onde as propostas para um mesmo projeto variaram entre 600 mil e 3 milhoes de reais. Certamente, uma RFP não muito clara.

    Grande Abraço
    Carlos F. Rodrigues
    http://gpnapratica.wordpress.com
    http://www.twitter.com/gpnapratica

    Responder

    • Posted by Lucas Delaqua on outubro 19, 2009 at 8:48 am

      Verdade Carlos, aliás essas grandes diferenças nos preços são boas evidências de que a RFP poderia ter sido melhor redigida.

      Abraço!

      Responder

  2. Posted by managerinjeans on outubro 22, 2009 at 5:53 pm

    Lucas,

    Queria ter este artigo antes de ter feito o meu. Agregou-me muita coisa. Já vou guardar entre minhas referências.
    Faça um artigo com esta idéia só que voltado a terceirização. Creio que há muita indisciplina neste tema. Durante a construção do meu trabalho, não encontrei nada sobre contratação.

    Abraços…

    Responder

    • Posted by Lucas Delaqua on outubro 22, 2009 at 8:28 pm

      Anderson, fico feliz que tenha gostado. Entendi sua proposta pode aguardar que logo lhe mando o artigo. Vamos agregar os campos de conhecimento.

      Abraço!

      Responder

  3. VejaBlog
    Seleção dos Melhores Blogs/Sites do Brasil!
    http://www.vejablog.com.br

    Parabéns pelo seu Blog!!!

    Você está fazendo parte da maior e melhor
    seleção de Blogs/Sites do País!!!
    – Só Sites e Blogs Premiados –
    Selecionado pela nossa equipe, você está agora entre
    os melhores e mais prestigiados Blogs/Sites do Brasil!

    O seu link encontra-se no item: Blog

    http://www.vejablog.com.br/blog

    – Os links encontram-se rigorosamente
    em ordem alfabética –

    Pegue nosso selo em:
    http://www.vejablog.com.br/selo

    Um forte abraço,
    Dário Dutra

    http://www.vejablog.com.br
    …………………………………………………………..

    Responder

  4. Parabens pelo artigo, ja participei de varios processos com a metodologia RFP/RFI como fornecedor de software e servicos, hoje como consultor tenho interesse em adicionar ao meu portifolio a tercerizacao desse modelo de contratacao, o Artigo e muito oportuno, ja respondi RFI de 70 e de 800 perguntas, posso afirmar que toma muito tempo, mas o pior de tudo e lidar com perguntas mau formuladas e de duplo sentido…
    Fantastico… vou passar por aqui mais vezes…

    Responder

    • Posted by Lucas Delaqua on julho 16, 2010 at 9:22 am

      Olá Ricardo, que bom que você gostou do artigo. O blog está parado, mas pretendo retoma-lo em breve. Volte sempre e quando quiser conversar fique avontade para mandar e-mails ou comentários. Abraço!

      Responder

  5. Posted by Leandro Augusto on julho 29, 2010 at 11:09 am

    Bom dia!

    Estou como gerente de Suprimentos de uma empresa de médio porte do ramo alimentício interior de São Paulo, a fazem dois anos que adotei a RFP, os resultados foram muitos satisfatórios, conseguimos ótimo resultados.

    Da trabalho elaborar, porém os resultados são ótimos

    Responder

  6. Posted by Lara Turquetto on abril 7, 2011 at 5:02 pm

    Prezado Lucas , Boa Tarde!!
    Super interessante o assunto abordado . No entanto tenho uma dúvida e gostaria de um esclarecimento . Qual a principal diferença entre RFQ e RFP ? existe algum compromisso com o fornecedor qdo iniciamos uma licitação por RFI?

    Responder

  7. Posted by Sérgio Brito Queiroz on outubro 27, 2012 at 10:48 pm

    Obrigado Lucas pelo brilhante trabalho. Atualmente estou cursando MBA em gestão de projetos pela FGV e no momento estou estudando a disciplina gestão de aquisições que explica estas diferenças. Porém aqui ficou muito mais claro o meu conhecimento. Mais uma vez obrigado, Sérgio Queiroz

    Responder

  8. Muito bom…

    Responder

  9. Posted by Aldemir Martins on fevereiro 11, 2015 at 10:05 am

    Bom dia!
    Depois de 23 anos na área, notei pelo artigo que não houveram grandes inovações na área, apenas alterações dos nomes que passaram a ser em inglês e, talvez, a transparência tenha se tornado melhor dando veracidade ao processo. Não sei se o artigo foi baseado em algum sistema corporativo como SAP, Oracle, Siscorp, etc onde todos esses processos já existem de forma automática. Mas o artigo esta muito bem elaborado e pode-se ajustar os sistemas corporativos como se este fosse uma metodologia. Parabéns.!

    Responder

  10. Posted by wcsantosfilho on junho 13, 2016 at 5:47 pm

    Lucas, gostaria de lhe parabenizar pelo artigo, que encontrei nas pesquisas que fiz para escrever um post no meu blog falando sobre RFPs para aquisição de sistemas de Recursos Humanos. Fiz uma citação para seu artigo em: http://www.rhautomat.com/selecao-de-sistemas/rfp-de-um-sistema-de-rh/

    Um abraço,

    Walter.

    Responder

Deixe um comentário

Preencha os seus dados abaixo ou clique em um ícone para log in:

Logotipo do WordPress.com

Você está comentando utilizando sua conta WordPress.com. Sair / Alterar )

Imagem do Twitter

Você está comentando utilizando sua conta Twitter. Sair / Alterar )

Foto do Facebook

Você está comentando utilizando sua conta Facebook. Sair / Alterar )

Foto do Google+

Você está comentando utilizando sua conta Google+. Sair / Alterar )

Conectando a %s

%d blogueiros gostam disto: