Archive for the ‘outsourcing’ Category

Bons contratos começam com boas RFPs

Acerte no alvo contratando o parceiro certo.

Acerte no alvo contratando o parceiro certo.

De acordo com o conceito de gestão de ciclos de vida do contrato, CLM – Contract Lifecycle Management, todas as fases deste instrumento merecem atenção especial. Na fase pré contratual, iniciada quando surge a necessidade de contratar, um dos focos é eliminar grande parte dos riscos escolhendo o parceiro certo. Neste momento muitas empresas optam por elaborar uma RFP, Request For Proposal, para servir como documento que inicia o processo de seleção do fornecedor.

A RFP é um convite aos fornecedores para, através de um processo de concorrência, apresentar uma proposta sobre uma determinada mercadoria ou serviço. Um processo de RFP dá estrutura para a tomada de decisão de contratar ou não (GO, NO GO). Esta estrutura permite identificar de maneira clara os riscos e benefícios de cada fornecedor, facilitando que se encontre a solução mais adequada para a empresa. A RFP tem ainda como irmãs a RFQ e RFI. Sendo RFQ sigla para Request for Quotation, usada para quando já se sabe as especificações do produto que deseja comprar. RFI, por sua vez, significa Request for Information e é usada quando deseja-se saber quais são os serviços que o fornecedor pode oferecer.

Entratanto, não é nada raro que se encontre RFPs mal sucedidas. Uma RFP mal elaborada pode levar a uma decisão equivocada e prejudicar a empresa. Levando em conta a previsão de aumento no número de contratações, devido a pressão por regulamentação advinda da crise econômica, Kit Burden do DLA Piper, resolveu dar 10 dicas preciosas para acertar a mão nas RFPs. Aqui vão elas:

#01. Não mande a RFP para muitos fornecedores

O processo de RFP toma tempo, quanto mais fornecedores envolvidos mais tempo será gasto. Por isso antes de enviar a RFP, procure encurtar a lista dos concorrentes. Um Balanced Score Card de seus fornecedores pode ser bem útil nessas horas. Filtrando seus fornecedores você fica apenas com aqueles que tem maior probabilidade de lhe fornecer uma solução adequada. Este fato lhe garante respostas mais adequadas e relevantes, o que as tornaram úteis na hora da revisão das propostas.

#02. Faça perguntas que permita ao fornecedor diferenciar-se

Ao invés de apenas confirmar aquilo que você sabe, ou suspeita, sobre seus fornecedores, abra espaço para Inovação Colaborativa. Perguntar o quão bom o fornecedor se percebe, não é tão útil como perguntar por seus cases similares que ocorreram no passado. Limitar demais a forma da solução pode afastar alguma inovação. Permita que o fornecedor faça parte da solução demonstrando o quanto de valor ele pode agregar a você.

#03. Tenha suas próprias referências e estudos de caso

Confiar apenas naquilo que o fornecedor fornecedor lhe mostrar pode não ser o melhor caminho. O fornecedor sempre mostrará seus casos de maior sucesso, além disso lhe dará como referência apenas aquelas que se encaixem na solução proposta por eles. Ter suas próprias referências e estudos de caso diretamente comparáveis ao seu, pode lhe garantir uma visão mais diversificada sobre a solução.

#04. Seja claro nos seus objetivos

Se você quer reduzir custos, melhorar os serviços, flexibilidade ou prazo, seja claro na sua RFP. Somente desta forma seus fornecedores poderão saber o que você realmente deseja e oferecer algo dentro de suas expectativas. Querer receber tudo isto ao mesmo tempo, pode tornar o processo lento demais, pois serão mais pontos para serem acordados entre as partes. Tenha foco em seu objetivo principal e ganhe tempo nesta fase.

#05. Tenha as regras do processo de contratação na RFP

Prazo e forma de apresentação das propostas, formas de contato, documentos que devem ser apresentados e como dar-se-á a contratação, são algumas das coisas que devem ser esclarecidas. Desta forma evita-se que ocorram eventos indesejáveis no curso da RFP. Como por exemplo, aquele fornecedor que se vale de algum contato antigo na empresa para pressionar a contratação. Ou ainda uma empresa com pendências legais que possa prejudicar o negócio.

#06. Inclua uma minuta de contrato ou o conjunto de principais regras que deverão ser discutidas

Além disso deve exigir-se que cada fornecedor de uma resposta detalhada para este ítem. Isto é importante pois irá documentar passo-a-passo a evolução das intenções das partes ao contratar. Dessa forma o contrato chega para a assinatura com maior maturidade. De qualquer forma tome cuidado com respostas no sentido de que algo é “acordado de princípio”, ou que uma disposição “terá de ser discutida no devido tempo”. Estas são frases feitas para esconder o fato de que há uma ressalva importante, ou então, uma rejeição da posição.

#07. Monte uma boa equipe para conduzir a RFP

Jurídico, Compras, Financeiro, RH, Áreas técnicas, reuna os envolvidos necessários e tenha certeza que eles tem tempo para dedicar-se a esta tarefa. Para grandes contratações é necessário saber que muitas vezes este trabalho tomará muito tempo e não será possível concilia-lo com o trabalho do dia-a-dia.

#08. Seja claro na forma que as respostas serão classificadas

Capacidade de operação, preço, expertise do fornecedor e muitos outros quesitos podem ser levados em conta na classificação das respostas. Seja claro e comunique isso aos fornecedores. Assim como na dica #04, há pouco benefício em manter isto como segredo, a partilha dessa informação significa que as propostas que você receberá incidirão sobre os temas de interesse primordial.

#09. Identifique todos os principais stakeholders internos

Garanta que eles sejam devidamente envolvidos no processo de RFP. Eles precisam estar a par de como as negociações estão indo e porque em determinados pontos estes agentes são considerados de importância. Eles devem ser comunicados em termos de negócios, ou técnicos, em oposição ao tradicional “juridiquês”.

#10. Antecipe perguntas que possivelmente seus fornecedores fariam

Dê informações com antecedência. Due diligence é um processo essencial e qualquer fornecedor que se preze vai querer ter uma compreensão clara do que está sendo solicitado a assumir. Se as informações fornecidas são insuficientes, pode-se esperar que os fornecedores lhe buscarão para discutir a inclusão de pressupostos contratuais, pendências relativas a áreas de incerteza. Antecipe as informações e ganhará tempo, além de possibilitar que o fornecedor lhe entenda melhor.

Conclusão

Por fim, lembrem-se, a RFP tem por objetivos:

  • Obter informações corretas para permitir robustez nas decisões empresariais
  • Decidir corretamente encaixando-se na estratégia para contratações da empresa
  • Alavancagem de poder de compra da companhia por obter um acordo favorável
  • Permitir uma gama mais ampla e criativa de soluções a serem consideradas

Seguindo as dicas apresentadas, você informa aos fornecedores o que sua empresa está procurando contratar e incentiva-os a fazer o seu melhor esforço. Além disso esta avaliação estruturada de seleção demonstra imparcialidade em melhor obediência aos principios da ética empresarial. Deve-se pesar o tempo que a RFP leva para ser conduzida com os benefícios que ela trás. Quando bem executadas o resultado é compensador.

Fonte:
ssonetwork.com
Anúncios

Por que regulamentar é tão difícil?

Hoje abrimos espaço para este artigo que saiu no blog da Associação Brasileira de Recursos Humanos. O tema é urgente, além de recorrente aqui neste blog.

Terceirização precisa ser regulamentada

No último dia 14 de setembro, o Instituto Brasileiro de Relações de Emprego e Trabalho (IBRET) promoveu o Seminário sobre Terceirização do Trabalho, que aconteceu na Faculdade de Economia e Administração da USP. O encontro contou com a participação de representantes sindicais e empresariais; e propôs uma regulamentação da atividade no país, algo que já existe na Europa, Japão e até Estados Unidos.

Segundo o Coordenador de Desenvolvimento e Estudos do DIEESE, Ademir Figueiredo, é preciso regulamentar essa atividade e fazê-lo de modo a impedir que o prejuízo maior fique com os empregados, pois muitas empresas de terceirização são agências de emprego disfarçadas e, quando cobradas, simplesmente desaparecem. Veja no vídeo abaixo a entrevista com Figueiredo:

José Pastore, professor de Relações do Trabalho da Universidade de São Paulo, afirma que a discussão sobre se as empresas podem terceirizar apenas atividades meios se tornou falsa, pois com as novas tecnologias ficou difícil dizer o que é meio ou fim em um processo de produção. “Penso que as empresas poderiam ter liberdade para terceirizar o que entendessem ser necessário, mas, em contrapartida, dando total garantia de direitos aos empregados terceirizados”. Abaixo você confere o depoimento na íntegra de Pastore.

Para Carlos Pessoa, vice-presidente de Relações Trabalhistas e Sindicais da ABRH-Nacional, um dos grandes problemas da terceirização nas empresas hoje se deve pelo fato dela estar nas mãos de áreas como a jurídica e de suprimentos. “A área de Recursos Humanos ficou marginalizada nesse processo. Nós temos que considerar que o terceiro é uma pessoa e que a contratação deste serviço deveria ser cuidada pela área de RH, que também deveria realizar uma auditoria na empresa contratante para saber se as obrigações trabalhistas estão sendo cumpridas.” Veja abaixo o primeiro trecho da entrevista com Pessoa:

Neste vídeo, Carlos Pessoa afirma que muitos processos de terceirização colocam empregados dentro de empresas em situações muito desiguais, com salários muito menores e praticamente sem benefícios, o que amplia os ganhos das empresas, mas eleva consideravelmente os riscos de demandas trabalhistas, que cresceram muito nos últimos anos. Assista o segundo trecho da entrevista com o vice-presidente de Relações Trabalhistas e Sindicais da ABRH-Nacional:

De acordo com o presidente do IBRET, Hélio Zylberstajn, a terceirização no Brasil é muito praticada, mas pouco compreendida, daí a importância de um amplo debate que evidencie as mudanças e regulamentações necessárias:

O papel da gestão de contratos na terceirização

Os contratos exercem um papel fundamental nos processos de Outsourcing.

Os contratos exercem um papel fundamental nos processos de Outsourcing.

É essencial o cuidado com os contratos na terceirização. Segunda a Sondagem Especial publicada pela CNI em abril de 2009, 54% das empresas pesquisadas terceirizavam seus serviços e 91% destas empresas consideram a redução de custos como fator determinante.

Porém muitas vezes aquilo que parece ser um grande negócio, torna-se um grande problema. Impostos não pagos, contratos de trabalho irregulares, falta de pagamento à sub-contratados, erros na execução do serviço, entre outros problemas, podem causar um grande prejuízo financeiro, processos judiciais, além de danos a imagem e a reputação da empresa contratante.

O contrato exerce um papel central na relação de terceirização. É ele o documento que formaliza o conjunto de regras entre as partes contratantes, por esse motivo ele deve ser gerenciado desde o momento em que é identificada a sua necessidade.

Durante a formalização do contrato muitos riscos podem ser mitigados. Análise dos possíveis fornecedores, definir SLAs, exigir documentos, condicionar pagamentos e termos contratuais definindo mecanismos de gestão do mesmo, são fatores positivos neste momento inicial. Após isso, acompanhar a entrega de serviço deste contrato e monitora-lo através de um sistema de gerenciamento, deverá contribuir para que os riscos reduzam drásticamente.

As empresas contratantes devem focar a redução de custo não somente por preço, mais sim por utilização de capacidade, práticas de engenharia, acesso a novas tecnologias e outros fatores que aumentem a performance do serviço terceirizado.

Além disso há uma pressão para que se se vote o projeto de Lei 4302/98. O presidente da CNI tenta reunir os envolvidos para chegar a um consenso sobre temas como responsabilidade solidária versus responsabilidade subsidiária. As consequências dessa regulamentação e das decisões tomadas no percursso da mesma, deverão alterar grande parte dos contratos de terceirização quando aprovadas.

Sendo assim podemos concluir que os administradores e gerentes de contrato terão bastante trabalho pela frente.

Fontes:
www.correiodatarde.com.br
www.cni.org.br
www.migalhas.com.br

Terceirização Vs Precarização

Newton Saratt, consultor e autor de livros sobre terceirização, participou de painel no CONARH 2009 debatendo o tema “Terceirização versus precarização: o ponto de equilíbrio”. Segundo ele, os primeiros movimentos rumo à terceirização se deviam à tentativa de reduzir custos, mas o fenômeno da terceirização está se tornando mais complexo, pois começa a envolver a transferência integral de processos para parceiros externos. Veja no vídeo abaixo um trecho da apresentação de Saratt.

via Terceirização plena «.