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Bons contratos começam com boas RFPs

Acerte no alvo contratando o parceiro certo.

Acerte no alvo contratando o parceiro certo.

De acordo com o conceito de gestão de ciclos de vida do contrato, CLM – Contract Lifecycle Management, todas as fases deste instrumento merecem atenção especial. Na fase pré contratual, iniciada quando surge a necessidade de contratar, um dos focos é eliminar grande parte dos riscos escolhendo o parceiro certo. Neste momento muitas empresas optam por elaborar uma RFP, Request For Proposal, para servir como documento que inicia o processo de seleção do fornecedor.

A RFP é um convite aos fornecedores para, através de um processo de concorrência, apresentar uma proposta sobre uma determinada mercadoria ou serviço. Um processo de RFP dá estrutura para a tomada de decisão de contratar ou não (GO, NO GO). Esta estrutura permite identificar de maneira clara os riscos e benefícios de cada fornecedor, facilitando que se encontre a solução mais adequada para a empresa. A RFP tem ainda como irmãs a RFQ e RFI. Sendo RFQ sigla para Request for Quotation, usada para quando já se sabe as especificações do produto que deseja comprar. RFI, por sua vez, significa Request for Information e é usada quando deseja-se saber quais são os serviços que o fornecedor pode oferecer.

Entratanto, não é nada raro que se encontre RFPs mal sucedidas. Uma RFP mal elaborada pode levar a uma decisão equivocada e prejudicar a empresa. Levando em conta a previsão de aumento no número de contratações, devido a pressão por regulamentação advinda da crise econômica, Kit Burden do DLA Piper, resolveu dar 10 dicas preciosas para acertar a mão nas RFPs. Aqui vão elas:

#01. Não mande a RFP para muitos fornecedores

O processo de RFP toma tempo, quanto mais fornecedores envolvidos mais tempo será gasto. Por isso antes de enviar a RFP, procure encurtar a lista dos concorrentes. Um Balanced Score Card de seus fornecedores pode ser bem útil nessas horas. Filtrando seus fornecedores você fica apenas com aqueles que tem maior probabilidade de lhe fornecer uma solução adequada. Este fato lhe garante respostas mais adequadas e relevantes, o que as tornaram úteis na hora da revisão das propostas.

#02. Faça perguntas que permita ao fornecedor diferenciar-se

Ao invés de apenas confirmar aquilo que você sabe, ou suspeita, sobre seus fornecedores, abra espaço para Inovação Colaborativa. Perguntar o quão bom o fornecedor se percebe, não é tão útil como perguntar por seus cases similares que ocorreram no passado. Limitar demais a forma da solução pode afastar alguma inovação. Permita que o fornecedor faça parte da solução demonstrando o quanto de valor ele pode agregar a você.

#03. Tenha suas próprias referências e estudos de caso

Confiar apenas naquilo que o fornecedor fornecedor lhe mostrar pode não ser o melhor caminho. O fornecedor sempre mostrará seus casos de maior sucesso, além disso lhe dará como referência apenas aquelas que se encaixem na solução proposta por eles. Ter suas próprias referências e estudos de caso diretamente comparáveis ao seu, pode lhe garantir uma visão mais diversificada sobre a solução.

#04. Seja claro nos seus objetivos

Se você quer reduzir custos, melhorar os serviços, flexibilidade ou prazo, seja claro na sua RFP. Somente desta forma seus fornecedores poderão saber o que você realmente deseja e oferecer algo dentro de suas expectativas. Querer receber tudo isto ao mesmo tempo, pode tornar o processo lento demais, pois serão mais pontos para serem acordados entre as partes. Tenha foco em seu objetivo principal e ganhe tempo nesta fase.

#05. Tenha as regras do processo de contratação na RFP

Prazo e forma de apresentação das propostas, formas de contato, documentos que devem ser apresentados e como dar-se-á a contratação, são algumas das coisas que devem ser esclarecidas. Desta forma evita-se que ocorram eventos indesejáveis no curso da RFP. Como por exemplo, aquele fornecedor que se vale de algum contato antigo na empresa para pressionar a contratação. Ou ainda uma empresa com pendências legais que possa prejudicar o negócio.

#06. Inclua uma minuta de contrato ou o conjunto de principais regras que deverão ser discutidas

Além disso deve exigir-se que cada fornecedor de uma resposta detalhada para este ítem. Isto é importante pois irá documentar passo-a-passo a evolução das intenções das partes ao contratar. Dessa forma o contrato chega para a assinatura com maior maturidade. De qualquer forma tome cuidado com respostas no sentido de que algo é “acordado de princípio”, ou que uma disposição “terá de ser discutida no devido tempo”. Estas são frases feitas para esconder o fato de que há uma ressalva importante, ou então, uma rejeição da posição.

#07. Monte uma boa equipe para conduzir a RFP

Jurídico, Compras, Financeiro, RH, Áreas técnicas, reuna os envolvidos necessários e tenha certeza que eles tem tempo para dedicar-se a esta tarefa. Para grandes contratações é necessário saber que muitas vezes este trabalho tomará muito tempo e não será possível concilia-lo com o trabalho do dia-a-dia.

#08. Seja claro na forma que as respostas serão classificadas

Capacidade de operação, preço, expertise do fornecedor e muitos outros quesitos podem ser levados em conta na classificação das respostas. Seja claro e comunique isso aos fornecedores. Assim como na dica #04, há pouco benefício em manter isto como segredo, a partilha dessa informação significa que as propostas que você receberá incidirão sobre os temas de interesse primordial.

#09. Identifique todos os principais stakeholders internos

Garanta que eles sejam devidamente envolvidos no processo de RFP. Eles precisam estar a par de como as negociações estão indo e porque em determinados pontos estes agentes são considerados de importância. Eles devem ser comunicados em termos de negócios, ou técnicos, em oposição ao tradicional “juridiquês”.

#10. Antecipe perguntas que possivelmente seus fornecedores fariam

Dê informações com antecedência. Due diligence é um processo essencial e qualquer fornecedor que se preze vai querer ter uma compreensão clara do que está sendo solicitado a assumir. Se as informações fornecidas são insuficientes, pode-se esperar que os fornecedores lhe buscarão para discutir a inclusão de pressupostos contratuais, pendências relativas a áreas de incerteza. Antecipe as informações e ganhará tempo, além de possibilitar que o fornecedor lhe entenda melhor.

Conclusão

Por fim, lembrem-se, a RFP tem por objetivos:

  • Obter informações corretas para permitir robustez nas decisões empresariais
  • Decidir corretamente encaixando-se na estratégia para contratações da empresa
  • Alavancagem de poder de compra da companhia por obter um acordo favorável
  • Permitir uma gama mais ampla e criativa de soluções a serem consideradas

Seguindo as dicas apresentadas, você informa aos fornecedores o que sua empresa está procurando contratar e incentiva-os a fazer o seu melhor esforço. Além disso esta avaliação estruturada de seleção demonstra imparcialidade em melhor obediência aos principios da ética empresarial. Deve-se pesar o tempo que a RFP leva para ser conduzida com os benefícios que ela trás. Quando bem executadas o resultado é compensador.

Fonte:
ssonetwork.com

Vaga de Emprego – P.M.A.

Desculpem me pela falta de textos no blog, ultimamente as coisas tem sido bem corridas aqui no trabalho. Por falar nisso estou com três vagas em aberto por aqui, você tem interese?

Project Management Assistant – Contract Administration

We are looking for Project Management Assistants to work with us administering international IT contracts. Your job role include contact with a multinational team, manage contract documentation, attend conference calls and meetings, produce reports and being responsible for contract compliance. You will be working using the best methodologies and processes for Contract Lifecycle Management.

Candidates must have:

  • Administrative experience/skills
  • Good knowledge on MS Office with focus on Excel
  • Fluent English (mandatory)
  • Project Management skills
  • Contract Management Skills
  • Process Oriented
  • Great eye for details
  • Bachelor’s degree or in course

Work is based in Campinas-SP region. Applicants should submit Portuguese and English professional résumés to lucasdelaqua@gmail.com

Encontro Nacional de Gestores de Contratos

Hoje o blog abre espaço para divulgar o 4º ENCONTRA, o Encontro Nacional de Gestores de Contratos, promovido anualmente pela Associação Nacional dos Gestores de Contratações -ANGC. O evento reunirá expoentes da gestão de contratos e promete apresentar um panorama diversificado sobre o tema.

Eu pretendo estar por lá e relatar aqui no blog um pouco do que acontecer. Prestigie o evento você também:

4º. ENCONTRA – Encontro Nacional de Gestores de Contratos – ANGC

(27-out-09) Este evento é o maior da ANGC e é anual.

Sempre é hospedado por uma empresa que tem associados na ANGC. Para este ano a empresa que hospedará o ENCONTRA será a Serasa Experian.

A Serasa Experian, parte do grupo Experian, é o maior bureau de crédito do mundo fora dos Estados Unidos, detendo o mais extenso banco de dados da América Latina sobre consumidores, empresas e grupos econômicos

O tema principal deste evento será o Ecossistema Digital para os Contratos nas Empresas.

A grade de apresentações do 4º. ENCONTRA será:

13:00h Recepção dos participantes com Wellcome Coffee

13:40h Boas Vindas da ANGC e Serasa Experian

14:00h Panorama Ambiente Digital

15:00h Contratos e Controle de Capital

15:30h Coofee Break e Networking

16:00h Contratação Internacional

17:00h Desenvolvimento Área de Gestão de Contratos

18:00h Divulgação 1º. Estudo Nacional de Gestão de Contratos

Serão também divulgados os resultados do 1º. Estudo Nacional de Gestão de Contratos elaborado pela ANGC em conjunto com a área de Advisory da BDO Trevisan.

Para este evento o associado ANGC não terá custo.

O não associado pode se associar para efetivar a sua inscrição no evento (R$ 170,00 de anuidade). Veja em Inscrição do 4º. ENCONTRA

Data: 27 de outubro de 2009 (terça-feira)

Horário: 13:00h às 19:00h

Local: Sede da Serasa Experian – Alameda dos Quinimuras, 187 Planalto Paulista – SP

Recursos: A Serasa Experian oferecerá vallet para os participantes.

Informações para INSCRIÇÃO clique aqui.

via angc – ENCONTRA.

Contratos e arbitragem

Apesar de estar regulamentada há apenas 13 anos, a prática da arbitragem no Brasil está bastante consolidada, tanto em meio à comunidade empresarial quanto em relação à Justiça. Três dados comprovam esse avanço: o fato do Brasil ter ascendido, em um curto período de tempo, à posição de 4º. Lugar no ranking da CCI como o país que possui mais partes em procedimentos arbitrais no mundo, e o primeiro da América Latina; os valores envolvidos em decisões envolvendo arbitragem que, segundo levantamento feito pela especialista Selma Ferreira Lemes, coordenadora do curso de arbitragem do GVlaw, acumulou um valor de R$ 2,4 bilhões de 2005 a 2008 (com um crescimento de 42% entre 2007 e 2008); e pesquisa realizada pelo CBAR (Comitê Brasileiro de Arbitragem) e pela Escola de Direito da Fundação Getulio Vargas apontando que um percentual mínimo das sentenças arbitrais que chegam ao Judiciário são invalidados e, mesmo entre elas, a esmagadora maioria é invalidada de forma correta, do ponto de vista técnico.

via Migalhas de Peso.

No artigo “A escolha de Câmaras Arbitrais em um Contrato“, Adriana Braghetta trata de forma sucinta sobre o tema. Nele a autora apresenta o atual cenário das arbitragens em contratos no Brasil. Além disso aconselha que a arbitragem seja prevista logo no início da negociação, para que seja de fato incorporada ao contrato. A autora é Presidente do Comitê Brasileiro de Arbitragem – CBAr, membro do Comitê de Arbitragem Internacional da International Law Association – ILA, membro do Comitê Latinoamericano de Arbitragem da ICC. Vice-Presidente do Centro de Arbitragem da AMCHAM/SP e Coordenadora do Grupo de Jovens Advogados do Centro de Arbitragem da CCBC.

Por que regulamentar é tão difícil?

Hoje abrimos espaço para este artigo que saiu no blog da Associação Brasileira de Recursos Humanos. O tema é urgente, além de recorrente aqui neste blog.

Terceirização precisa ser regulamentada

No último dia 14 de setembro, o Instituto Brasileiro de Relações de Emprego e Trabalho (IBRET) promoveu o Seminário sobre Terceirização do Trabalho, que aconteceu na Faculdade de Economia e Administração da USP. O encontro contou com a participação de representantes sindicais e empresariais; e propôs uma regulamentação da atividade no país, algo que já existe na Europa, Japão e até Estados Unidos.

Segundo o Coordenador de Desenvolvimento e Estudos do DIEESE, Ademir Figueiredo, é preciso regulamentar essa atividade e fazê-lo de modo a impedir que o prejuízo maior fique com os empregados, pois muitas empresas de terceirização são agências de emprego disfarçadas e, quando cobradas, simplesmente desaparecem. Veja no vídeo abaixo a entrevista com Figueiredo:

José Pastore, professor de Relações do Trabalho da Universidade de São Paulo, afirma que a discussão sobre se as empresas podem terceirizar apenas atividades meios se tornou falsa, pois com as novas tecnologias ficou difícil dizer o que é meio ou fim em um processo de produção. “Penso que as empresas poderiam ter liberdade para terceirizar o que entendessem ser necessário, mas, em contrapartida, dando total garantia de direitos aos empregados terceirizados”. Abaixo você confere o depoimento na íntegra de Pastore.

Para Carlos Pessoa, vice-presidente de Relações Trabalhistas e Sindicais da ABRH-Nacional, um dos grandes problemas da terceirização nas empresas hoje se deve pelo fato dela estar nas mãos de áreas como a jurídica e de suprimentos. “A área de Recursos Humanos ficou marginalizada nesse processo. Nós temos que considerar que o terceiro é uma pessoa e que a contratação deste serviço deveria ser cuidada pela área de RH, que também deveria realizar uma auditoria na empresa contratante para saber se as obrigações trabalhistas estão sendo cumpridas.” Veja abaixo o primeiro trecho da entrevista com Pessoa:

Neste vídeo, Carlos Pessoa afirma que muitos processos de terceirização colocam empregados dentro de empresas em situações muito desiguais, com salários muito menores e praticamente sem benefícios, o que amplia os ganhos das empresas, mas eleva consideravelmente os riscos de demandas trabalhistas, que cresceram muito nos últimos anos. Assista o segundo trecho da entrevista com o vice-presidente de Relações Trabalhistas e Sindicais da ABRH-Nacional:

De acordo com o presidente do IBRET, Hélio Zylberstajn, a terceirização no Brasil é muito praticada, mas pouco compreendida, daí a importância de um amplo debate que evidencie as mudanças e regulamentações necessárias:

Diferenças Culturais, como lidar com elas?

Entender as diferenças culturais é a chave para o sucesso na comunicação.

Entender as diferenças culturais é a chave para o sucesso na comunicação.

“Existem certos padrões de negociação que podem ser considerados permanentes e universais. A par desses, entretanto, há notáveis diferenças causadas por caráter nacional, tradição e rituais.”

Quem cravou a frase acima foi Harold Nicholseon, político inglês, em seu livro “Diplomacia”, de 1939 e até hoje temos que concordar com ela. Destarte todos as quebras de barreiras, advindas do mundo tecnológico e globalizado, as diferenças culturais ainda perduram. Isto fica ainda mais claro quando se trata de uma negociação.

Como disse Nicholseon, há uma parte comum e outra que difere de acordo com a nacionalidade. A parte comum é o desejo de fechar um bom negócio e ser respeitado durante este processo. A última parte, a que difere, é a lente cultural que cada um de nós carregamos. Fatos históricos, posição geográfica, idioma, religião e regime político são alguns dos muitos fatores que influenciam a carga cultural. Compreender a parte comum de uma negociação e usar a parte cultural a seu favor é fundamental para o sucesso em uma negociação internacional.

Além das negociações, vivenciamos hoje um mundo onde as equipes estão espalhadas pelo mundo todo. Executivo de vendas nos EUA, cliente na Holanda, PMO no Brasil, departamento de finanças no México, IT na India e por ai vai. Se antes os profissionais atuavam apenas nos países em que estivessem alocados, hoje sua presença é global.

Conhecer as diferenças na forma de se relacionar com o outro, com o mundo ao redor, como pensa e resolve os problemas, é essencial para o sucesso nas relações internacionais. É necessário que se obtenha o rapport. Esta palavra de origem francesa significa “relação”.

Em um ambiente de negociações ou relações internacionais rapport é criar uma relação de confiança e harmonia na qual o cliente fica mais aberto a trocar informações. Ou como definido no dicionário  The American Heritage:

“Relação, especialmente única de confiança mútua ou afinidade emocional”.

Podemos ainda usar a definição precisa de Anthony Robbins:

“Capacidade de entrar no mundo de alguém, fazê-lo sentirque você o entende e que vocês têm um forte laço emcomum. É a capacidade de ir totalmente do seu mapa do mundo para o mapa do mundo dele. É a essência da comunicação bem-sucedida.”

Para que isso ocorra é necessário que o agente interlocutor use de programação neuro-lingüistica (PNL) para conquistar a confiança da outra parte. A programação neuro-lingüística, conforme proposta em 1973 por Richard Bandler e John Grinder, é um conjunto de técnicas, axiomas e crenças que seus praticantes utilizam visando principalmente ao desenvolvimento pessoal. É baseada na idéia de que a mente, o corpo e a linguagem interagem para criar a percepção que cada indivíduo tem do mundo, e tal percepção pode ser alterada pela aplicação de uma variedade de técnicas. A fonte que embasa tais técnicas, chamada de “modelagem”, envolve a reprodução cuidadosa dos comportamentos e crenças daqueles que se quer cativar, adotando os mesmos jargões que a pessoa usa, usando a mesma tonalidade e tempo de voz, além do espelhamento corporal.

A parte mais importante para um rapport bem sucedido é prestar atenção naquele que se quer conquistar. Somente com muita atenção é possível imitar e espelhar. Segundo estudos feitos por psicólogos em 1967, em uma apresentação 55% do efeito na audiência vem da linguagem corporal (gestos, movimentos dos olhos, postura), 38% se deve ao tom de voz e o conteúdo tratado é responsável por somente 7%.

Por fim podemos concluir que devemos buscar entender ao máximo as diferenças culturais dos agentes de negócio. Somente dessa maneira é possível usar essa diferença a seu favor. Devemos lembrar sempre que, o diferente não é melhor ou pior, apenas diferente.

Como contratar projetos com metodologia SCRUM

Este blog abre espaço hoje para reproduzir o excelente artigo de Rafael Ramos, do blog Conhecimento e TI: “SCRUM: Qual a melhor forma de contratar?“. O uso desta metodologia cresce rapidamente. Rafael dá dicas para não fazer feio e nem gastar excessivamente com estas contratações.

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SCRUM: Qual a melhor forma de contratar?

Contratos com preço fechado? Valor hora? Escopo aberto? Neste post você terá um overview a respeito dos tipos de contratos que podem ser definidos para times que usam SCRUM. Confira!

Confesso que sempre achei que as metodologias ágeis demandam uma nova cultura na empresa, sobretudo, nas formas de contratação de projetos junto aos seus clientes. Pense comigo, se você tem uma metodologia que diz que seu planejamento será quinzenal, por exemplo, como você pode chutar (digo CHUTAR com muita convicção) que um projeto vá durar 2000 horas? Por mais que você utilize sua experiência acumulada em anos de profissão, isso não passará de uma previsão. PREVISÃO!

Após conferir a apresentação do José Papo com o título “Contratos e SCRUM: The Good, The Bad And The Ugly”, me motivei a escrever esse post pois acredito que o SCRUM nunca será utilizado de fato em uma empresa se os contratos não forem adaptados ou refeitos.

Na apresentação, José Papo aborda três tipos diferentes de contratação: os contratos com escopo variável (a forma boa), os contratos com preço fixo (a má) e a aquisição progressiva e por pontos de função (a “feia”).

Irei me concentrar nesses três tipos, fazendo uma análise sobre cada um:

Contratos com escopo variável

Os contratos com escopo variável, ao meu ver, são os que melhor se encaixam na proposta de trabalho do SCRUM. Obviamente, nenhum cliente estará disposto a gastar milhares de reais com a sua empresa se você não der uma previsão do que ele receberá em troca deste valor. Isso faz parte do processo de troca em uma negociação: eu te darei X, você me dará Y.

O grande problema, senão o maior, reside no fato de que software é algo imprevisível, obscuro e os requisitos, muitas vezes, só são descobertos no decorrer do desenvolvimento. Isso sem contar na indecisão do cliente sobre quais requisitos realmente são necessários.

Sendo assim, um planejamento inicial se faz necessário no que diz respeito à previsão do que será entregue. Porém, o que será entregue e como será entregue será definido junto ao cliente nos Sprints Plannings.

Nem tudo são flores. Este tipo de contratação requer transparência na relação entre fornecedor e prestador de serviços. Essa transparência em muitas das vezes não é vista nessas relações, provavelmente por fracassos em projetos passados. Porém, já que o objetivo é uma mudança cultural, por que não propor uma experiência de dois meses com seu cliente?

P.S.: Este é o tipo de contrato que utilizo atualmente e por isso sou muito seguro quando afirmo que dá certo.

Contratos com preço fixo

Gostaria muito de não ter que comentar a respeito deste tipo de contratação e, infelizmente, a mais utilizada no mercado de TI. Nesse tipo de contratação, prestadores de serviço incluem gorduras no orçamento, justamente prevendo uma eventual (e bem provável) falha no planejamento e levantamento de horas. O cliente, como muitas das vezes só quer um número, fica satisfeito.

O José Papo tem uma frase muito interessante sobre este tipo de contratação:

“Quando o custo, cronograma e escopo são fixos o que variará para baixo? A qualidade!”

Aquisição progressiva e por pontos de função

Nesta modalidade, o cliente compra um “tamanho” de software. Esse tipo de contratação também se casa com o SCRUM, por ser flexível às mudanças .

Conclusão

Posso afirmar que a negociação contratual é uma das etapas mais difíceis na implantação de um processo ágil. No meu caso, por exemplo, as coisas foram muito mais fáceis pois, na nossa equipe, o contrato já era regido no tipo H/H. Porém, o que fazer quando não há alternativas? Tente! Mostre para o cliente vantagens de um novo tipo de contratação. Utilize exemplos reais. Não jogue o risco para o lado do cliente somente. Peça um voto de confiança em troca de parte do risco. Divida os riscos!

Qual é sua experiência com contratos e SCRUM? Conte para a gente!

Rafael Ramos trabalha na área de TI há mais de 8 anos, onde desempenhou os papéis de analista de sistemas, coordenador de fábrica de software e Scrum Master.