Posts Tagged ‘gestão documental’

10 desafios da NARA

A NARA, National Archives and Records Administration’s Office of Inspector General, listou recentemente em um relatório ao congresso americano quais são seus 10 maiores desafios. Entre eles estava lá o Gerenciamento e Administração dos Contratos, área que o orgão do governo deve aumentar os esforços para conseguir uma maior supervisão das contratações.

# Electronic Records Archives. The OIG said the program “has experienced delivery delays, budgeting problems and contractor staffing problems” and concluded that “the success of this mission-critical program is uncertain.”

# Records management. NARA must determine how best to identify and react to agencies with critical records management needs, particularly given the increasing amount of electronic records, the report states.

# Information technology security. IT security “continues to present major challenges for NARA.… NARA must ensure the security of its data and systems or risk undermining the agency’s credibility and ability to carry out its mission,” the report states.

# Public access to records. The OIG said NARA has a critical role to play in ensuring the timeliness and integrity of the process for declassifying classified material so that it can be made available to the public.

# Storage needs. NARA must ensure that its facilities and those of other agencies comply with NARA’s regulations for records storage.

# Preservation needs. “The current backlog of records needing preservation is growing,” the report states. “NARA is challenged to address this backlog and future preservation needs.”

# Project management. NARA must improve its ability to plan projects, develop adequately defined requirements, analyze and test systems to support their acquisition and deployment, and oversee projects to ensure that they deliver desired results within budget, the report states.

# Physical and holdings security. “NARA must maintain adequate levels of security to ensure the safety and integrity of persons and holdings within our facilities,” the OIG said, citing threats to the nation in general and risks to NARA’s collections from natural and man-made disasters.

# Contract management and administration. “NARA is challenged to continue strengthening the acquisition workforce and improve the management and oversight of federal contractors,” the report states.

# Workforce issues. “NARA’s challenge is to adequately assess its human capital needs in order to effectively recruit, retain and train people with the technological understanding and content knowledge that NARA needs for future success,” the OIG said, noting that the agency scored poorly on a recent job satisfaction survey.

via NARA’s top 10 management challenges — Federal Computer Week.

Reunião Pós-Assinatura de Contrato

meetingHá sempre uma grande expectativa quanto a celebração de novos contratos. Ansiedade por parte do time de vendas, pressão nas métricas financeiras e diversos outros fatores inerentes a este momento. Após a assinatura o pessoal comemora, mas não podemos esquecer que vem trabalho pela frente.

Para fazer um bom gerenciamento do ciclo de vida do contrato (CLM) vejo como essêncial a realização de uma “Reunião Pós-Assinatura de Contrato”. Nesta reunião participam todos aqueles que estiveram envolvidos no desenvolvimento do contrato: Executivo, Departamento Jurídico, Gestor de Riscos, Vendas, Área Técnica e quem mais for necessário.

Durante a reunião o contrato todo deve ser analisado profundamente para que dele se tire as informações relevantes a sua execução, tais quais:

  • Riscos
  • Problemas
  • Ações
  • Entregáveis (Deliverables)

É importante que durante a reunião, cada um dos ítens, dos tópicos acima identificados, tenham um responsável (owner) designado e um prazo para que as ações sejam tomadas. Desta forma é possível garantir que nenhum aspecto foi deixado de lado, e que, a equipe que for cuidar da execução do contrato está a par de suas obrigações.

Este é o ponta-pé inicial para uma boa gestão contratual, após isso, definir o uso de uma metodologia para gerir cada um desses aspectos deve garantir uma operação com riscos minimizados para a empresa.

Armazenar as minutas e os produtos do trabalho desta reunião (logs de riscos, problemas, etc) é essencial para a gestão do conhecimento. Manter os logs atualizados, além de garantir um bom controle sobre a execução, permitirá a empresa ter uma visão clara do que acontece em cada contrato seu, auxiliando assim em seu processo de tomada de decisões.

A prática da “Reunião Pós-Assinatura de Contrato” não gera grandes custos para as empresas que a emprega, afinal trata-se apenas das horas de seus próprios funcionários, e seus benefícios são bastante compensadores.

Há sempre uma grande expectativa quanto a celebração de novos contratos. Ansiedade por parte do time de vendas, pressão nas métricas financeiras e diversos outros fatores inerentes a este momento. Após a assinatura o pessoal comemora, mas não podemos esquecer que vem trabalho pela frente.

Para fazer um bom gerenciamento do ciclo de vida do contrato (CLM) vejo como essêncial a realização de uma “Reunião Pós-Assinatura de Contrato”. Nesta reunião participam todos aqueles que estiveram envolvidos no desenvolvimento do contrato: Executivo, Departamento Jurídico, Gestor de Riscos, Vendas, Área Técnica e quem mais for necessário.

Durante a reunião o contrato todo deve ser analisado profundamente para que dele se tire as informações relevantes a sua execução, tais quais:

  • Riscos
  • Problemas
  • Ações
  • Entregáveis (Deliverables)

É importante que durante a reunião, cada um dos ítens, dos tópicos acima identificados, tenham um responsável (owner) designado e um prazo para que as ações sejam tomadas. Desta forma é possível garantir que nenhum aspecto foi deixado de lado, e que, a equipe que for cuidar da execução do contrato está a par de suas obrigações.

Este é o ponta-pé inicial para uma boa gestão contratual, após isso, definir o uso de uma metodologia para gerir cada um desses aspectos deve garantir uma operação com riscos minimizados para a empresa.

Armazenar as minutas e os produtos do trabalho desta reunião (logs de riscos, problemas, etc) é essencial para a gestão do conhecimento. Manter os logs atualizados, além de garantir um bom controle sobre a execução, permitirá a empresa ter uma visão clara do que acontece em cada contrato seu, auxiliando assim em seu processo de tomada de decisões.

A prática da “Reunião Pós-Assinatura de Contrato” não gera grandes custos para as empresas que a emprega, afinal trata-se apenas das horas de seus próprios funcionários, e seus benefícios são bastante compensadores.

Como você organiza seus arquivos?

Eu ainda era estagiário na época, a empresa recebeu um Auto de Infração da Receita Federal e precisava se defender. Para que a defesa fosse consistente e nossas chances de sucesso ampliadas houve a necessidade de recorrer ao temido “arquivo morto”, era lá que estavam as DARFs que comprovariam o recolhimento feito pela empresa.

Lembro-me de ter ficado muito feliz ao descobrir que a empresa que nos prestava serviços de arquivagem possuia um sistema on-line para a busca das caixas. Mas, como felicidade de estagiário dura pouco, as caixas estavam identificadas apenas com as seguintes informações:  “Fiscal 1998”, “Controladoria 1Q99” e por ai vai.

Para encontrar as DARFs foi necessário solicitar mais de 30 caixas de arquivo e vasculhar cada uma delas atrás dos documentos. O trabalho, embora exitoso em seu propósito, durou 2 semanas, custou mais do que deveria (horas de trabalho e custo do frete das caixas) e durante meio mês tornou impossível a entrada de outras pessoas no espaço do departamento devido ao volume das caixas. Foi a duras penas que aprendi a necessidade de manter uma boa arquivologia.

Saindo do mundo físico das caixas e papéis, voltemos nossos olhos para os arquivos no nosso computador. A comparação é inevitável. Quantos de nós já não vimos áreas de trabalho repletas de arquivos lá deixados? Ou ainda um diretório com o nome do usuário do computador e milhares de arquivos lá dentro?

Embora o computador tenha facilidades como sistemas de busca de arquivo, organizadores e tudo mais, nomear e organizar os arquivos de forma eficiente pode ajudar e muito na hora de buscar alguma informação.

Aqui vão 13 dicas listadas pelo departamento de Gerenciamento de Arquivos (Record Management Section) da Universidade de Edimburgo na Escócia:

  1. Mantenha os nomes curtos, mas com significado.
  2. Evite repetições e redundâncias desnecessárias nos nomes de arquivos e seus diretórios.
  3. Use letras maiúsculas para delimitar palavras. Não use espaços, pontos ou traços.
  4. Quando incluir algum número no nome do arquivo sempre use dois dígitos, a não ser que se trate de um número naturalmente com mais de dois dígitos como um ano por exemplo.
  5. Se for usar alguma data no nome do arquivo, sempre utilize a data de trás para frente, com quatro algarismos no ano, dois no mês e dois no dia: AAAAMMDD, AAAAMM ou AAAA-AAAA.
  6. Quando for usar um nome pessoal no nome do arquivo, coloque primeiro o Sobrenome, seguido pelas iniciais.
  7. Evite usar palavras comuns como “projeto”, “carta”, “contrato” e outras no início do nome do arquivo. A não ser que fazendo isso facilite encontrar o arquivo futruramente.
  8. Ordene os elementos no nome do arquivo de forma a facilitar sua localização no futuro.
  9. Os nomes de arquivos relativos aos eventos recorrentes devem incluir a data e uma descrição do evento, salvo se a inclusão de qualquer de qualquer um desses elementos tornar-se incompatível com a regra 2.
  10. Os nomes de arquivos de correspondência devem incluir o nome do correspondente, uma indicação do assunto, a data da correspondência e se é correspondência recebida ou enviada, salvo se a inclusão de qualquer destes elementos seria incompatível com a regra 2.
  11. O nome dos arquivos de anexos de e-mail devem incluir o nome do correspondente, uma indicação do assunto, a data da correspondência, ‘attch’, e uma indicação do número de anexos enviados no e-mail, exceto quando a inclusão de qualquer um destes elementos seria incompatível com a regra 2.
  12. O número de versão de um arquivo deve ser indicado no seu nome pela inclusão de ‘V’, seguido do número da versão e, se for caso disso, anotação de “Rascunho” (Draft).
  13. Evite utilizar caracteres não-alfanuméricos em nomes de arquivos.

Hoje vemos no mercado muitos softwares com soluções para este problema, entretanto a atuação humana é parte essêncial para que tudo funcione como planejado. Lembrem-se cuidar bem de seus documentos é facilitar suas tarefas futuras.

Você tem mais alguma sugestão de como organizar os arquivos? Deixe nos comentários.

Fontes:

jiscinfonet.ac.uk
nationalarchives.gov.uk
en.wikipedia.org/wiki/Naming_convention
recordsmanagement.ed.ac.uk
meiobit.com

Emprego da Gestão de Documentos no Gerenciamento de Contratos

Parece redundante, mas não é, a gestão dos documentos exerce papel fundamental no gerenciamento dos contratos. Inobstante o próprio contrato ser um documento, muitos outros documentos surgirão em decorrência da existência dele (notas fiscais, estudos técnicos, pareceres, atas de reuniões, etc). Ter estes documentos sempre a disposição e organizados de maneira eficiente é essencial para que, o gerente ou administrador do contrato, possa tomar decisões baseadas na informação produzida.

A gestão de documentos, vale dizer, significa o gerenciamento de todo o ciclo de vida dos documentos de arquivo, desde a sua produção, organização, tramitação e uso até a sua destinação final, assegurando, assim, a eliminação criteriosa dos documentos destituídos de valor para guarda permanente e a preservação daqueles de valor informativo, probatório ou histórico.

Considerada como um dos maiores avanços da Arquivologia desde seu surgimento como disciplina, no século XIX. A Gestão documental acompanhou a evolução da civilização moderna, esta prática é adotada com a finalidade de reduzir seletivamente, a proporções manipuláveis a massa de documentos, sem menosprezar a integridade substantiva da massa documental para efeitos de pesquisa.

A prática de Gestão Documental foi desenvolvida no findar da Segunda Guerra Mundial, por EUA e Canadá com a finalidade de tornar mais eficiente o uso dos documentos na administração pública. Dava-se início ao que é chamado de “Administração Científica”, que consistia em mostrar aos administradores como racionalizar o processo administrativo, desenvolvendo suas atividades de forma menos dispendiosa, melhor e mais rápida.

Este modelo de administração, calcado na gestão dos documentos, permitia aos países que o adotaram, garantir que as políticas e atividades dos governos fossem documentadas adequadamente de forma organizada. Além disso por documentar bem as atividades desenvolvidas era possível garantir uma maior transparência entre Governo e Cidadão.

Estes fatores fizeram com que a iniciativa privada visse na Gestão Documental uma ferramenta estratégica de negócios. Gestão de bens intangíveis (capital intelectual, por exemplo), facilitar a gestão e auxiliar nas tomadas de decisão, foram fatores que levaram esta prática para dentro das empresas.

Hoje a Gestão Documental aliada a tecnologia disponível permite que gerentes e administradores tenham fácil acesso, por meio de internet ou intranet, a documentos que antes ficam arquivados ou apenas guardados dentro da empresa.

Porém a tecnologia da informação não é um fim em si mesmo, trata-se de um conjunto de recursos que auxilia a efetividade e eficiência. A organização sistemática destes documentos, de maneira clara, além de facilitar o acesso aos mesmos, evita com que estes sejam destruídos ou perdidos em armários e gavetas. Por isso o fator humano ainda é essêncial nesta atividade.

Por fim, vemos como vantagens na adoção da prática de Gestão Documental os seguintes aspectos:

  • O reconhecimento da informação como um recurso fundamental
  • A informação como parte da gestão do capital intelectual
  • Transparência
  • Facilidade na gestão de documentos (correntes e intermediários)
  • Proteção ao histórico de acontecimentos

Dado os fatos, podemos concluir que a gestão de documentos pode, e deve, ser aplicada nos mais diversos setores, públicos ou privados, pessoal ou profissional. Sua execução deve garantir grandes benefícios ao praticante.

Fontes:
Gestão de Documentos: recurso estratégico na modernização dos serviços arquivísticos governamentais, em www.cinform.ufba.br acessado em 30/07/2009.
Gestão de Documentos como ferramenta estratégica de negócios, em www.administradores.com.br acessado em 30/07/2009.
Conceito e prática de gestão de documentos, em www.tudosobreconcursos.com acessado em 30/07/2009.