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Bons contratos começam com boas RFPs

Acerte no alvo contratando o parceiro certo.

Acerte no alvo contratando o parceiro certo.

De acordo com o conceito de gestão de ciclos de vida do contrato, CLM – Contract Lifecycle Management, todas as fases deste instrumento merecem atenção especial. Na fase pré contratual, iniciada quando surge a necessidade de contratar, um dos focos é eliminar grande parte dos riscos escolhendo o parceiro certo. Neste momento muitas empresas optam por elaborar uma RFP, Request For Proposal, para servir como documento que inicia o processo de seleção do fornecedor.

A RFP é um convite aos fornecedores para, através de um processo de concorrência, apresentar uma proposta sobre uma determinada mercadoria ou serviço. Um processo de RFP dá estrutura para a tomada de decisão de contratar ou não (GO, NO GO). Esta estrutura permite identificar de maneira clara os riscos e benefícios de cada fornecedor, facilitando que se encontre a solução mais adequada para a empresa. A RFP tem ainda como irmãs a RFQ e RFI. Sendo RFQ sigla para Request for Quotation, usada para quando já se sabe as especificações do produto que deseja comprar. RFI, por sua vez, significa Request for Information e é usada quando deseja-se saber quais são os serviços que o fornecedor pode oferecer.

Entratanto, não é nada raro que se encontre RFPs mal sucedidas. Uma RFP mal elaborada pode levar a uma decisão equivocada e prejudicar a empresa. Levando em conta a previsão de aumento no número de contratações, devido a pressão por regulamentação advinda da crise econômica, Kit Burden do DLA Piper, resolveu dar 10 dicas preciosas para acertar a mão nas RFPs. Aqui vão elas:

#01. Não mande a RFP para muitos fornecedores

O processo de RFP toma tempo, quanto mais fornecedores envolvidos mais tempo será gasto. Por isso antes de enviar a RFP, procure encurtar a lista dos concorrentes. Um Balanced Score Card de seus fornecedores pode ser bem útil nessas horas. Filtrando seus fornecedores você fica apenas com aqueles que tem maior probabilidade de lhe fornecer uma solução adequada. Este fato lhe garante respostas mais adequadas e relevantes, o que as tornaram úteis na hora da revisão das propostas.

#02. Faça perguntas que permita ao fornecedor diferenciar-se

Ao invés de apenas confirmar aquilo que você sabe, ou suspeita, sobre seus fornecedores, abra espaço para Inovação Colaborativa. Perguntar o quão bom o fornecedor se percebe, não é tão útil como perguntar por seus cases similares que ocorreram no passado. Limitar demais a forma da solução pode afastar alguma inovação. Permita que o fornecedor faça parte da solução demonstrando o quanto de valor ele pode agregar a você.

#03. Tenha suas próprias referências e estudos de caso

Confiar apenas naquilo que o fornecedor fornecedor lhe mostrar pode não ser o melhor caminho. O fornecedor sempre mostrará seus casos de maior sucesso, além disso lhe dará como referência apenas aquelas que se encaixem na solução proposta por eles. Ter suas próprias referências e estudos de caso diretamente comparáveis ao seu, pode lhe garantir uma visão mais diversificada sobre a solução.

#04. Seja claro nos seus objetivos

Se você quer reduzir custos, melhorar os serviços, flexibilidade ou prazo, seja claro na sua RFP. Somente desta forma seus fornecedores poderão saber o que você realmente deseja e oferecer algo dentro de suas expectativas. Querer receber tudo isto ao mesmo tempo, pode tornar o processo lento demais, pois serão mais pontos para serem acordados entre as partes. Tenha foco em seu objetivo principal e ganhe tempo nesta fase.

#05. Tenha as regras do processo de contratação na RFP

Prazo e forma de apresentação das propostas, formas de contato, documentos que devem ser apresentados e como dar-se-á a contratação, são algumas das coisas que devem ser esclarecidas. Desta forma evita-se que ocorram eventos indesejáveis no curso da RFP. Como por exemplo, aquele fornecedor que se vale de algum contato antigo na empresa para pressionar a contratação. Ou ainda uma empresa com pendências legais que possa prejudicar o negócio.

#06. Inclua uma minuta de contrato ou o conjunto de principais regras que deverão ser discutidas

Além disso deve exigir-se que cada fornecedor de uma resposta detalhada para este ítem. Isto é importante pois irá documentar passo-a-passo a evolução das intenções das partes ao contratar. Dessa forma o contrato chega para a assinatura com maior maturidade. De qualquer forma tome cuidado com respostas no sentido de que algo é “acordado de princípio”, ou que uma disposição “terá de ser discutida no devido tempo”. Estas são frases feitas para esconder o fato de que há uma ressalva importante, ou então, uma rejeição da posição.

#07. Monte uma boa equipe para conduzir a RFP

Jurídico, Compras, Financeiro, RH, Áreas técnicas, reuna os envolvidos necessários e tenha certeza que eles tem tempo para dedicar-se a esta tarefa. Para grandes contratações é necessário saber que muitas vezes este trabalho tomará muito tempo e não será possível concilia-lo com o trabalho do dia-a-dia.

#08. Seja claro na forma que as respostas serão classificadas

Capacidade de operação, preço, expertise do fornecedor e muitos outros quesitos podem ser levados em conta na classificação das respostas. Seja claro e comunique isso aos fornecedores. Assim como na dica #04, há pouco benefício em manter isto como segredo, a partilha dessa informação significa que as propostas que você receberá incidirão sobre os temas de interesse primordial.

#09. Identifique todos os principais stakeholders internos

Garanta que eles sejam devidamente envolvidos no processo de RFP. Eles precisam estar a par de como as negociações estão indo e porque em determinados pontos estes agentes são considerados de importância. Eles devem ser comunicados em termos de negócios, ou técnicos, em oposição ao tradicional “juridiquês”.

#10. Antecipe perguntas que possivelmente seus fornecedores fariam

Dê informações com antecedência. Due diligence é um processo essencial e qualquer fornecedor que se preze vai querer ter uma compreensão clara do que está sendo solicitado a assumir. Se as informações fornecidas são insuficientes, pode-se esperar que os fornecedores lhe buscarão para discutir a inclusão de pressupostos contratuais, pendências relativas a áreas de incerteza. Antecipe as informações e ganhará tempo, além de possibilitar que o fornecedor lhe entenda melhor.

Conclusão

Por fim, lembrem-se, a RFP tem por objetivos:

  • Obter informações corretas para permitir robustez nas decisões empresariais
  • Decidir corretamente encaixando-se na estratégia para contratações da empresa
  • Alavancagem de poder de compra da companhia por obter um acordo favorável
  • Permitir uma gama mais ampla e criativa de soluções a serem consideradas

Seguindo as dicas apresentadas, você informa aos fornecedores o que sua empresa está procurando contratar e incentiva-os a fazer o seu melhor esforço. Além disso esta avaliação estruturada de seleção demonstra imparcialidade em melhor obediência aos principios da ética empresarial. Deve-se pesar o tempo que a RFP leva para ser conduzida com os benefícios que ela trás. Quando bem executadas o resultado é compensador.

Fonte:
ssonetwork.com

Encontro Nacional de Gestores de Contratos

Hoje o blog abre espaço para divulgar o 4º ENCONTRA, o Encontro Nacional de Gestores de Contratos, promovido anualmente pela Associação Nacional dos Gestores de Contratações -ANGC. O evento reunirá expoentes da gestão de contratos e promete apresentar um panorama diversificado sobre o tema.

Eu pretendo estar por lá e relatar aqui no blog um pouco do que acontecer. Prestigie o evento você também:

4º. ENCONTRA – Encontro Nacional de Gestores de Contratos – ANGC

(27-out-09) Este evento é o maior da ANGC e é anual.

Sempre é hospedado por uma empresa que tem associados na ANGC. Para este ano a empresa que hospedará o ENCONTRA será a Serasa Experian.

A Serasa Experian, parte do grupo Experian, é o maior bureau de crédito do mundo fora dos Estados Unidos, detendo o mais extenso banco de dados da América Latina sobre consumidores, empresas e grupos econômicos

O tema principal deste evento será o Ecossistema Digital para os Contratos nas Empresas.

A grade de apresentações do 4º. ENCONTRA será:

13:00h Recepção dos participantes com Wellcome Coffee

13:40h Boas Vindas da ANGC e Serasa Experian

14:00h Panorama Ambiente Digital

15:00h Contratos e Controle de Capital

15:30h Coofee Break e Networking

16:00h Contratação Internacional

17:00h Desenvolvimento Área de Gestão de Contratos

18:00h Divulgação 1º. Estudo Nacional de Gestão de Contratos

Serão também divulgados os resultados do 1º. Estudo Nacional de Gestão de Contratos elaborado pela ANGC em conjunto com a área de Advisory da BDO Trevisan.

Para este evento o associado ANGC não terá custo.

O não associado pode se associar para efetivar a sua inscrição no evento (R$ 170,00 de anuidade). Veja em Inscrição do 4º. ENCONTRA

Data: 27 de outubro de 2009 (terça-feira)

Horário: 13:00h às 19:00h

Local: Sede da Serasa Experian – Alameda dos Quinimuras, 187 Planalto Paulista – SP

Recursos: A Serasa Experian oferecerá vallet para os participantes.

Informações para INSCRIÇÃO clique aqui.

via angc – ENCONTRA.

[Webcast] Estratégias para área de compras

A Purchasing Magazine, em parceria com a Ariba, fará no próximo dia 23 de setembro o webcast “5 Strategies to Dramatically Accelerate Procurement Performance in 2010”. O evento será as 15:00, horário de São Paulo.

O webcast contará com Paul Teague, editor chefe da Purchasing Magazine como moderador e terá os seguintes convidados: Jason Busch (Managing Director da Azul Partners e diretor executivo da Spend Matters), Hari Candadai (diretor da Ariba) e Lara Nichols (diretora senior de IT Sourcing and Asset Strategies da Tyco International).

A participação no evento é gratuita, sendo necessário somente registrar-se com antecedência para o evento.

Join Purchasing Magazine’s Editor-in-Chief Paul Teague on September 23, 2009 from 2-3 pm US-EDT for an interactive WEBCAST and panel discussion focusing on the five most important procurement strategies for 2010. The discussion will focus on:

•Intelligence: How top-performing procurement groups analyze, leverage—and act on—vast quantities of internal, market, and supplier information.

•Automation: State-of-the-art tools environments for procurement—what they deliver in terms of savings and compliance—and why they’re entirely different from what anyone expected.

•Performance: The new procurement-success metrics.

•Risk: How the best procurement groups create comprehensive strategies for managing the big supply risks that accompany such tactics as supply-base optimization, low-cost country sourcing, and outsourcing.

•Collaboration: The crucial necessity of expanding procurement’s focus far beyond its four walls; the techniques and tools to ensure success.

via Event Registration (EVENT: 162587).

Inovação no Brasil, um desafio para todos

Inovar no Brasil pode parecer difícil, porém é uma questão de liderança e cultura.

Inovar no Brasil pode parecer difícil, porém é uma questão de liderança e cultura.

Como já postei aqui outras vezes, estamos em frente a um novo desafio para as empresas, a busca pela inovação. No Brasil este desafio é maior ainda. Segundo a última pesquisa GEM – Global Entrepreneurship Monitor, divulgada em março deste ano pelo Sebrae, apenas 0,6% das micros e pequenas empresas são inovadoras. O Brasil aparece como um dos últimos colocados no ranking de 43 países.

O resultado pode ter parte de sua culpa na forma que as relações sociais se estabelecem em nosso país. Quem diz isso é Paulo Benetti, consultor da empresa Inteligência Nacional. Segundo Benetti o fato de as relações sociais no Brasil serem autocráticas, significa que espera-se que ideias e respostas venham apenas dos líderes, de cima para baixo, inibindo a criatividade dos liderados.

“A criatividade está em todos nós, mas precisa ser estimulada. É importante que as empresas percebam que a inovação, a criatividade, dependem não apenas das pessoas, mas também de um ambiente que as estimule, de processos que as viabilize e da sua materialização em um resultado, um produto, uma ação” – Paulo Benetti

Isso se deve ao fato da maioria esmagadora das empresas se estruturar de maneira hierarquizada, vertical. Em organizações assim as pessoas costumam comportar-se de acordo com as normas estabelecidas, evitando situações de conflito. Já em organizações matriciais ou projetizadas, horizontais, o ambiente de trabalho acaba por favorecer a inovação.

Além disso na maior parte das vezes, as inovações acabam surgindo através dos colaboradores da empresa e dos clientes. Fato este que corrobora com a idéia da Inovação Colaborativa.

“Há setores em que 90% das melhores ideias vêm de clientes, o que revela a importância de programas que deem aos clientes oportunidades de se expressar e interagir com você.” – Benetti

Como se pode notar, Inovação é questão de liderança e cultura. É necessário que as empresas proporcionem um ambiente favorável a fim de que a inovação surja naturalmente. Ultimamente muitos esforços vem sendo empreendidos na área de inovação. A idéia é ampliar o número de empresas inovadoras para que o Brasil possa ganhar mais competitividade no mercado.

“Com incentivo, as micro e pequenas empresas inovadoras podem saltar das atuais 50 mil para 80 mil em dois anos” – Luiz Carlos Barboza, diretor-técnico do Sebrae Nacional.

E na sua empresa, inovação é apenas um termo em voga ou é uma realidade?

Caso queira conhecer as 8 lições chaves para a Inovação Colaborativa, veja este outro post.

Fontes:
dci.com.br
infomoney.com.br
GEM 2008 Global Report