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Bons contratos começam com boas RFPs

Acerte no alvo contratando o parceiro certo.

Acerte no alvo contratando o parceiro certo.

De acordo com o conceito de gestão de ciclos de vida do contrato, CLM – Contract Lifecycle Management, todas as fases deste instrumento merecem atenção especial. Na fase pré contratual, iniciada quando surge a necessidade de contratar, um dos focos é eliminar grande parte dos riscos escolhendo o parceiro certo. Neste momento muitas empresas optam por elaborar uma RFP, Request For Proposal, para servir como documento que inicia o processo de seleção do fornecedor.

A RFP é um convite aos fornecedores para, através de um processo de concorrência, apresentar uma proposta sobre uma determinada mercadoria ou serviço. Um processo de RFP dá estrutura para a tomada de decisão de contratar ou não (GO, NO GO). Esta estrutura permite identificar de maneira clara os riscos e benefícios de cada fornecedor, facilitando que se encontre a solução mais adequada para a empresa. A RFP tem ainda como irmãs a RFQ e RFI. Sendo RFQ sigla para Request for Quotation, usada para quando já se sabe as especificações do produto que deseja comprar. RFI, por sua vez, significa Request for Information e é usada quando deseja-se saber quais são os serviços que o fornecedor pode oferecer.

Entratanto, não é nada raro que se encontre RFPs mal sucedidas. Uma RFP mal elaborada pode levar a uma decisão equivocada e prejudicar a empresa. Levando em conta a previsão de aumento no número de contratações, devido a pressão por regulamentação advinda da crise econômica, Kit Burden do DLA Piper, resolveu dar 10 dicas preciosas para acertar a mão nas RFPs. Aqui vão elas:

#01. Não mande a RFP para muitos fornecedores

O processo de RFP toma tempo, quanto mais fornecedores envolvidos mais tempo será gasto. Por isso antes de enviar a RFP, procure encurtar a lista dos concorrentes. Um Balanced Score Card de seus fornecedores pode ser bem útil nessas horas. Filtrando seus fornecedores você fica apenas com aqueles que tem maior probabilidade de lhe fornecer uma solução adequada. Este fato lhe garante respostas mais adequadas e relevantes, o que as tornaram úteis na hora da revisão das propostas.

#02. Faça perguntas que permita ao fornecedor diferenciar-se

Ao invés de apenas confirmar aquilo que você sabe, ou suspeita, sobre seus fornecedores, abra espaço para Inovação Colaborativa. Perguntar o quão bom o fornecedor se percebe, não é tão útil como perguntar por seus cases similares que ocorreram no passado. Limitar demais a forma da solução pode afastar alguma inovação. Permita que o fornecedor faça parte da solução demonstrando o quanto de valor ele pode agregar a você.

#03. Tenha suas próprias referências e estudos de caso

Confiar apenas naquilo que o fornecedor fornecedor lhe mostrar pode não ser o melhor caminho. O fornecedor sempre mostrará seus casos de maior sucesso, além disso lhe dará como referência apenas aquelas que se encaixem na solução proposta por eles. Ter suas próprias referências e estudos de caso diretamente comparáveis ao seu, pode lhe garantir uma visão mais diversificada sobre a solução.

#04. Seja claro nos seus objetivos

Se você quer reduzir custos, melhorar os serviços, flexibilidade ou prazo, seja claro na sua RFP. Somente desta forma seus fornecedores poderão saber o que você realmente deseja e oferecer algo dentro de suas expectativas. Querer receber tudo isto ao mesmo tempo, pode tornar o processo lento demais, pois serão mais pontos para serem acordados entre as partes. Tenha foco em seu objetivo principal e ganhe tempo nesta fase.

#05. Tenha as regras do processo de contratação na RFP

Prazo e forma de apresentação das propostas, formas de contato, documentos que devem ser apresentados e como dar-se-á a contratação, são algumas das coisas que devem ser esclarecidas. Desta forma evita-se que ocorram eventos indesejáveis no curso da RFP. Como por exemplo, aquele fornecedor que se vale de algum contato antigo na empresa para pressionar a contratação. Ou ainda uma empresa com pendências legais que possa prejudicar o negócio.

#06. Inclua uma minuta de contrato ou o conjunto de principais regras que deverão ser discutidas

Além disso deve exigir-se que cada fornecedor de uma resposta detalhada para este ítem. Isto é importante pois irá documentar passo-a-passo a evolução das intenções das partes ao contratar. Dessa forma o contrato chega para a assinatura com maior maturidade. De qualquer forma tome cuidado com respostas no sentido de que algo é “acordado de princípio”, ou que uma disposição “terá de ser discutida no devido tempo”. Estas são frases feitas para esconder o fato de que há uma ressalva importante, ou então, uma rejeição da posição.

#07. Monte uma boa equipe para conduzir a RFP

Jurídico, Compras, Financeiro, RH, Áreas técnicas, reuna os envolvidos necessários e tenha certeza que eles tem tempo para dedicar-se a esta tarefa. Para grandes contratações é necessário saber que muitas vezes este trabalho tomará muito tempo e não será possível concilia-lo com o trabalho do dia-a-dia.

#08. Seja claro na forma que as respostas serão classificadas

Capacidade de operação, preço, expertise do fornecedor e muitos outros quesitos podem ser levados em conta na classificação das respostas. Seja claro e comunique isso aos fornecedores. Assim como na dica #04, há pouco benefício em manter isto como segredo, a partilha dessa informação significa que as propostas que você receberá incidirão sobre os temas de interesse primordial.

#09. Identifique todos os principais stakeholders internos

Garanta que eles sejam devidamente envolvidos no processo de RFP. Eles precisam estar a par de como as negociações estão indo e porque em determinados pontos estes agentes são considerados de importância. Eles devem ser comunicados em termos de negócios, ou técnicos, em oposição ao tradicional “juridiquês”.

#10. Antecipe perguntas que possivelmente seus fornecedores fariam

Dê informações com antecedência. Due diligence é um processo essencial e qualquer fornecedor que se preze vai querer ter uma compreensão clara do que está sendo solicitado a assumir. Se as informações fornecidas são insuficientes, pode-se esperar que os fornecedores lhe buscarão para discutir a inclusão de pressupostos contratuais, pendências relativas a áreas de incerteza. Antecipe as informações e ganhará tempo, além de possibilitar que o fornecedor lhe entenda melhor.

Conclusão

Por fim, lembrem-se, a RFP tem por objetivos:

  • Obter informações corretas para permitir robustez nas decisões empresariais
  • Decidir corretamente encaixando-se na estratégia para contratações da empresa
  • Alavancagem de poder de compra da companhia por obter um acordo favorável
  • Permitir uma gama mais ampla e criativa de soluções a serem consideradas

Seguindo as dicas apresentadas, você informa aos fornecedores o que sua empresa está procurando contratar e incentiva-os a fazer o seu melhor esforço. Além disso esta avaliação estruturada de seleção demonstra imparcialidade em melhor obediência aos principios da ética empresarial. Deve-se pesar o tempo que a RFP leva para ser conduzida com os benefícios que ela trás. Quando bem executadas o resultado é compensador.

Fonte:
ssonetwork.com

V Congresso Brasileiro de Licitações, Contratos e Compras Governamentais será em Salvador

Considerado um dos principais eventos do país, o V CONGRESSO BRASILEIRO DE LICITAÇÕES, CONTRATOS E COMPRAS GOVERNAMENTAIS reunirá, em três dias de exposições e debates, nos dias 19, 20 e 21 de agosto de 2009, na cidade de Salvador, Bahia, renomados agentes públicos e alguns dos mais destacados especialistas brasileiros no tema de licitações, contratos administrativo e controle das contas públicas.

O evento promoverá um amplo debate sobre temas de interesse prático e teórico, mediante a exposição de vinte e três especialistas, especialmente selecionados pelo Instituto Brasileiro de Direito Público.

Estão confirmadas as presenças dos seguintes conferencistas, por ordem de apresentação: MARÇAL JUSTEN FILHO (PR), ALICE GONZALEZ BORGES (BA), ADILSON ABREU DALLARI (SP), ANGÉLICA GUIMARÃES (BA), LUCIANO FERRAZ (MG), GUSTAVO BINENBOJM (RJ), CLÁUDIO CAIRO GONÇALVES (BA), MARCOS JURUENA VILLELA SOUTO (RJ), VERA MONTEIRO (SP), JOSÉ DOS SANTOS CARVALHO FILHO (RJ), LETÍCIA QUEIROZ DE ANDRADE (SP), RITA TOURINHO (BA), KALINE DAVI (BA), ADRIANO GALLO (BA), FLÁVIO AMARAL GARCIA (RJ), ROGÉRIO SANTANNA DOS SANTOS (DF), JESSÉ TORRES PEREIRA JÚNIOR (RJ), CONSELHEIRO PEDRO LINO (BA), JOSÉ FRANCISCO DE CARVALHO NETO (BA), EDGAR GUIMARÃES (PR), EDITE HUPSEL (BA), MINISTRO JORGE HAGE SOBRINHO (DF) e MINISTRA CÉRMEN LÚCIA ANTUNES ROCHA (MG).

O evento ainda oferecerá, como atividade complementar e opcional, duas oficinas: ESTRUTURAÇÃO DO SETOR DE LICITAÇÕES NOS ÓRGÃOS PÚBLICOS e TERCEIRIZAÇÃO NO SETOR PÚBLICO. As oficinas terão lugar no dia 22 de agosto, sábado, entre as 9- 18 horas, com inscrição específica e almoço incluso (sábado).

Os interessados podem obter maiores informações: telefones (71) 2101-5246 , 0800-7075246, fax (71) 2101-5247, e-mail: latosensu@latosensu.com.br ou na página http://www.direitodoestado.com.br/lc

A julgar pelo calibre dos palestrantes e o programa do congresso, está ai um evento promissor. Se alguém passar por lá poste a opinião ai nos comentários.