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Bons contratos começam com boas RFPs

Acerte no alvo contratando o parceiro certo.

Acerte no alvo contratando o parceiro certo.

De acordo com o conceito de gestão de ciclos de vida do contrato, CLM – Contract Lifecycle Management, todas as fases deste instrumento merecem atenção especial. Na fase pré contratual, iniciada quando surge a necessidade de contratar, um dos focos é eliminar grande parte dos riscos escolhendo o parceiro certo. Neste momento muitas empresas optam por elaborar uma RFP, Request For Proposal, para servir como documento que inicia o processo de seleção do fornecedor.

A RFP é um convite aos fornecedores para, através de um processo de concorrência, apresentar uma proposta sobre uma determinada mercadoria ou serviço. Um processo de RFP dá estrutura para a tomada de decisão de contratar ou não (GO, NO GO). Esta estrutura permite identificar de maneira clara os riscos e benefícios de cada fornecedor, facilitando que se encontre a solução mais adequada para a empresa. A RFP tem ainda como irmãs a RFQ e RFI. Sendo RFQ sigla para Request for Quotation, usada para quando já se sabe as especificações do produto que deseja comprar. RFI, por sua vez, significa Request for Information e é usada quando deseja-se saber quais são os serviços que o fornecedor pode oferecer.

Entratanto, não é nada raro que se encontre RFPs mal sucedidas. Uma RFP mal elaborada pode levar a uma decisão equivocada e prejudicar a empresa. Levando em conta a previsão de aumento no número de contratações, devido a pressão por regulamentação advinda da crise econômica, Kit Burden do DLA Piper, resolveu dar 10 dicas preciosas para acertar a mão nas RFPs. Aqui vão elas:

#01. Não mande a RFP para muitos fornecedores

O processo de RFP toma tempo, quanto mais fornecedores envolvidos mais tempo será gasto. Por isso antes de enviar a RFP, procure encurtar a lista dos concorrentes. Um Balanced Score Card de seus fornecedores pode ser bem útil nessas horas. Filtrando seus fornecedores você fica apenas com aqueles que tem maior probabilidade de lhe fornecer uma solução adequada. Este fato lhe garante respostas mais adequadas e relevantes, o que as tornaram úteis na hora da revisão das propostas.

#02. Faça perguntas que permita ao fornecedor diferenciar-se

Ao invés de apenas confirmar aquilo que você sabe, ou suspeita, sobre seus fornecedores, abra espaço para Inovação Colaborativa. Perguntar o quão bom o fornecedor se percebe, não é tão útil como perguntar por seus cases similares que ocorreram no passado. Limitar demais a forma da solução pode afastar alguma inovação. Permita que o fornecedor faça parte da solução demonstrando o quanto de valor ele pode agregar a você.

#03. Tenha suas próprias referências e estudos de caso

Confiar apenas naquilo que o fornecedor fornecedor lhe mostrar pode não ser o melhor caminho. O fornecedor sempre mostrará seus casos de maior sucesso, além disso lhe dará como referência apenas aquelas que se encaixem na solução proposta por eles. Ter suas próprias referências e estudos de caso diretamente comparáveis ao seu, pode lhe garantir uma visão mais diversificada sobre a solução.

#04. Seja claro nos seus objetivos

Se você quer reduzir custos, melhorar os serviços, flexibilidade ou prazo, seja claro na sua RFP. Somente desta forma seus fornecedores poderão saber o que você realmente deseja e oferecer algo dentro de suas expectativas. Querer receber tudo isto ao mesmo tempo, pode tornar o processo lento demais, pois serão mais pontos para serem acordados entre as partes. Tenha foco em seu objetivo principal e ganhe tempo nesta fase.

#05. Tenha as regras do processo de contratação na RFP

Prazo e forma de apresentação das propostas, formas de contato, documentos que devem ser apresentados e como dar-se-á a contratação, são algumas das coisas que devem ser esclarecidas. Desta forma evita-se que ocorram eventos indesejáveis no curso da RFP. Como por exemplo, aquele fornecedor que se vale de algum contato antigo na empresa para pressionar a contratação. Ou ainda uma empresa com pendências legais que possa prejudicar o negócio.

#06. Inclua uma minuta de contrato ou o conjunto de principais regras que deverão ser discutidas

Além disso deve exigir-se que cada fornecedor de uma resposta detalhada para este ítem. Isto é importante pois irá documentar passo-a-passo a evolução das intenções das partes ao contratar. Dessa forma o contrato chega para a assinatura com maior maturidade. De qualquer forma tome cuidado com respostas no sentido de que algo é “acordado de princípio”, ou que uma disposição “terá de ser discutida no devido tempo”. Estas são frases feitas para esconder o fato de que há uma ressalva importante, ou então, uma rejeição da posição.

#07. Monte uma boa equipe para conduzir a RFP

Jurídico, Compras, Financeiro, RH, Áreas técnicas, reuna os envolvidos necessários e tenha certeza que eles tem tempo para dedicar-se a esta tarefa. Para grandes contratações é necessário saber que muitas vezes este trabalho tomará muito tempo e não será possível concilia-lo com o trabalho do dia-a-dia.

#08. Seja claro na forma que as respostas serão classificadas

Capacidade de operação, preço, expertise do fornecedor e muitos outros quesitos podem ser levados em conta na classificação das respostas. Seja claro e comunique isso aos fornecedores. Assim como na dica #04, há pouco benefício em manter isto como segredo, a partilha dessa informação significa que as propostas que você receberá incidirão sobre os temas de interesse primordial.

#09. Identifique todos os principais stakeholders internos

Garanta que eles sejam devidamente envolvidos no processo de RFP. Eles precisam estar a par de como as negociações estão indo e porque em determinados pontos estes agentes são considerados de importância. Eles devem ser comunicados em termos de negócios, ou técnicos, em oposição ao tradicional “juridiquês”.

#10. Antecipe perguntas que possivelmente seus fornecedores fariam

Dê informações com antecedência. Due diligence é um processo essencial e qualquer fornecedor que se preze vai querer ter uma compreensão clara do que está sendo solicitado a assumir. Se as informações fornecidas são insuficientes, pode-se esperar que os fornecedores lhe buscarão para discutir a inclusão de pressupostos contratuais, pendências relativas a áreas de incerteza. Antecipe as informações e ganhará tempo, além de possibilitar que o fornecedor lhe entenda melhor.

Conclusão

Por fim, lembrem-se, a RFP tem por objetivos:

  • Obter informações corretas para permitir robustez nas decisões empresariais
  • Decidir corretamente encaixando-se na estratégia para contratações da empresa
  • Alavancagem de poder de compra da companhia por obter um acordo favorável
  • Permitir uma gama mais ampla e criativa de soluções a serem consideradas

Seguindo as dicas apresentadas, você informa aos fornecedores o que sua empresa está procurando contratar e incentiva-os a fazer o seu melhor esforço. Além disso esta avaliação estruturada de seleção demonstra imparcialidade em melhor obediência aos principios da ética empresarial. Deve-se pesar o tempo que a RFP leva para ser conduzida com os benefícios que ela trás. Quando bem executadas o resultado é compensador.

Fonte:
ssonetwork.com

Contratos e arbitragem

Apesar de estar regulamentada há apenas 13 anos, a prática da arbitragem no Brasil está bastante consolidada, tanto em meio à comunidade empresarial quanto em relação à Justiça. Três dados comprovam esse avanço: o fato do Brasil ter ascendido, em um curto período de tempo, à posição de 4º. Lugar no ranking da CCI como o país que possui mais partes em procedimentos arbitrais no mundo, e o primeiro da América Latina; os valores envolvidos em decisões envolvendo arbitragem que, segundo levantamento feito pela especialista Selma Ferreira Lemes, coordenadora do curso de arbitragem do GVlaw, acumulou um valor de R$ 2,4 bilhões de 2005 a 2008 (com um crescimento de 42% entre 2007 e 2008); e pesquisa realizada pelo CBAR (Comitê Brasileiro de Arbitragem) e pela Escola de Direito da Fundação Getulio Vargas apontando que um percentual mínimo das sentenças arbitrais que chegam ao Judiciário são invalidados e, mesmo entre elas, a esmagadora maioria é invalidada de forma correta, do ponto de vista técnico.

via Migalhas de Peso.

No artigo “A escolha de Câmaras Arbitrais em um Contrato“, Adriana Braghetta trata de forma sucinta sobre o tema. Nele a autora apresenta o atual cenário das arbitragens em contratos no Brasil. Além disso aconselha que a arbitragem seja prevista logo no início da negociação, para que seja de fato incorporada ao contrato. A autora é Presidente do Comitê Brasileiro de Arbitragem – CBAr, membro do Comitê de Arbitragem Internacional da International Law Association – ILA, membro do Comitê Latinoamericano de Arbitragem da ICC. Vice-Presidente do Centro de Arbitragem da AMCHAM/SP e Coordenadora do Grupo de Jovens Advogados do Centro de Arbitragem da CCBC.

Reunião Pós-Assinatura de Contrato

meetingHá sempre uma grande expectativa quanto a celebração de novos contratos. Ansiedade por parte do time de vendas, pressão nas métricas financeiras e diversos outros fatores inerentes a este momento. Após a assinatura o pessoal comemora, mas não podemos esquecer que vem trabalho pela frente.

Para fazer um bom gerenciamento do ciclo de vida do contrato (CLM) vejo como essêncial a realização de uma “Reunião Pós-Assinatura de Contrato”. Nesta reunião participam todos aqueles que estiveram envolvidos no desenvolvimento do contrato: Executivo, Departamento Jurídico, Gestor de Riscos, Vendas, Área Técnica e quem mais for necessário.

Durante a reunião o contrato todo deve ser analisado profundamente para que dele se tire as informações relevantes a sua execução, tais quais:

  • Riscos
  • Problemas
  • Ações
  • Entregáveis (Deliverables)

É importante que durante a reunião, cada um dos ítens, dos tópicos acima identificados, tenham um responsável (owner) designado e um prazo para que as ações sejam tomadas. Desta forma é possível garantir que nenhum aspecto foi deixado de lado, e que, a equipe que for cuidar da execução do contrato está a par de suas obrigações.

Este é o ponta-pé inicial para uma boa gestão contratual, após isso, definir o uso de uma metodologia para gerir cada um desses aspectos deve garantir uma operação com riscos minimizados para a empresa.

Armazenar as minutas e os produtos do trabalho desta reunião (logs de riscos, problemas, etc) é essencial para a gestão do conhecimento. Manter os logs atualizados, além de garantir um bom controle sobre a execução, permitirá a empresa ter uma visão clara do que acontece em cada contrato seu, auxiliando assim em seu processo de tomada de decisões.

A prática da “Reunião Pós-Assinatura de Contrato” não gera grandes custos para as empresas que a emprega, afinal trata-se apenas das horas de seus próprios funcionários, e seus benefícios são bastante compensadores.

Há sempre uma grande expectativa quanto a celebração de novos contratos. Ansiedade por parte do time de vendas, pressão nas métricas financeiras e diversos outros fatores inerentes a este momento. Após a assinatura o pessoal comemora, mas não podemos esquecer que vem trabalho pela frente.

Para fazer um bom gerenciamento do ciclo de vida do contrato (CLM) vejo como essêncial a realização de uma “Reunião Pós-Assinatura de Contrato”. Nesta reunião participam todos aqueles que estiveram envolvidos no desenvolvimento do contrato: Executivo, Departamento Jurídico, Gestor de Riscos, Vendas, Área Técnica e quem mais for necessário.

Durante a reunião o contrato todo deve ser analisado profundamente para que dele se tire as informações relevantes a sua execução, tais quais:

  • Riscos
  • Problemas
  • Ações
  • Entregáveis (Deliverables)

É importante que durante a reunião, cada um dos ítens, dos tópicos acima identificados, tenham um responsável (owner) designado e um prazo para que as ações sejam tomadas. Desta forma é possível garantir que nenhum aspecto foi deixado de lado, e que, a equipe que for cuidar da execução do contrato está a par de suas obrigações.

Este é o ponta-pé inicial para uma boa gestão contratual, após isso, definir o uso de uma metodologia para gerir cada um desses aspectos deve garantir uma operação com riscos minimizados para a empresa.

Armazenar as minutas e os produtos do trabalho desta reunião (logs de riscos, problemas, etc) é essencial para a gestão do conhecimento. Manter os logs atualizados, além de garantir um bom controle sobre a execução, permitirá a empresa ter uma visão clara do que acontece em cada contrato seu, auxiliando assim em seu processo de tomada de decisões.

A prática da “Reunião Pós-Assinatura de Contrato” não gera grandes custos para as empresas que a emprega, afinal trata-se apenas das horas de seus próprios funcionários, e seus benefícios são bastante compensadores.

Análise das Técnicas de Negociação

Um conceito fundamental é que existem duas formas de se conduzir uma negociação que são barganha de propostas e solução de problemas. Se você estiver negociando um apartamento, um carro, uma geladeira ou um guindaste, você pode negociar na base da barganha de propostas. Mas existem situações que só a negociação com base na solução de problemas resolve como foi, por exemplo, a negociação entre o Egito e Israel, para tratar da questão da península do Sinai e que resultou no acordo de Camp David. Mais ainda: no ambiente interno de uma empresa, onde ocorre um número incomensurável de negociações, a barganha de propostas costuma levar ao perde/perde ou a soluções de pior qualidade. O fato é que, embora se fale muito em sinergia nas empresas, só é possível alcançá-la caso haja uma cultura organizacional que privilegie a condução de negociações internas com base na solução de problemas. Sem isto, nada feito.

HSM, via Ricardo Santos

Em interessante abordagem, José Augusto Wanderley, analisa as técnicas de negociação: Barganha de Proposta e Solução de Problemas. O artigo ajuda os negociadores a preparar melhor sua técnica, bem como identificar a técnica usada pela contraparte.